مدير المشتريات يلاحظ أن المرتجعات للموردين ارتفعت هذا العام. يفتح التقارير فيجد قائمة طويلة بفواتير مرتجع من موردين كثيرين. لا يظهر نمط واضح. لكن عندما توضع نفس المرتجعات على الخريطة، يظهر أن أكثر من نصفها جاء من موردين في منطقة واحدة.
هذا النمط له معنى: قد يكون المورد نفسه، وقد يكون طريق النقل من تلك المنطقة، وقد يكون مخزن الاستلام الذي يستقبل شحناتها. الخريطة لا تعطيك السبب، لكنها تقول لك أين تبحث.
في هذا المقال نشرح شاشة التوزيع الجغرافي لمرتجعات المشتريات في برنامج الأفضل. الشاشة تعرض مرتجعات المشتريات موزعة على المدن والمناطق على الخريطة، مع جدول بعدد فواتير المرتجع وقيمتها وحصة كل منطقة.
باختصار
- الشاشة تعرض مرتجعات المشتريات على الخريطة حسب المدينة، مع جدول: المدينة، وعدد الفواتير، وإجمالي المبلغ، والنسبة المئوية، والمعدل.
- النسبة المئوية = مرتجعات المدينة ÷ إجمالي المرتجعات في نطاق الفلتر × 100.
- تلوين المناطق في ثلاثة مستويات: منخفض (أخضر)، ومتوسط (برتقالي)، ومرتفع (أحمر).
- فلاتر: السنة المالية أو فترة، ومجموعة الصنف والصنف، ومركز التكلفة، والمخزن، و«حساب المعدل حسب» قيمة الفواتير.
- النقر على أي علامة يعرض ملخصًا فوريًا: إجمالي المرتجعات، وعدد الفواتير، والنسبة، والتصنيف.
ماذا تعرض الشاشة؟
في الأعلى فلاتر: السنة المالية، ومجموعة الصنف، والصنف، ومركز التكلفة، والمخزن، وتحديد فترة من تاريخ إلى تاريخ، وحساب المعدل حسب (قيمة الفواتير). وبجوارها مفتاح الألوان: منخفض، ومتوسط، ومرتفع. ثم الخريطة بعلامات مرقمة حسب الترتيب، وتحتها جدول المدن.
في الصورة: مدينة واحدة تمثل 56.7% من كل مرتجعات المشتريات (145,713.20 من 8 فواتير)، بينما تتراوح المدن الخمس الأخرى بين 3.2% و11.9%. وأسوان مثلًا لها 16 فاتورة مرتجع لكن بحصة 11.5% فقط. أي أن عدد الفواتير والقيمة يحكيان قصتين مختلفتين، وكلاهما مفيد.
المؤشرات
| المؤشر | المعادلة | المصدر |
|---|---|---|
| إجمالي المرتجعات للمدينة | مجموع فواتير مرتجع الشراء لموردي المدينة في الفترة | الشاشة |
| النسبة المئوية | مرتجعات المدينة ÷ إجمالي المرتجعات × 100 | الشاشة (متحقق من أرقام الصورة) |
| متوسط فاتورة المرتجع | إجمالي المرتجعات ÷ عدد الفواتير | إرشاد تحليلي |
| معدل المرتجع من المشتريات | مرتجعات المدينة ÷ مشتريات المدينة × 100 | إرشاد تحليلي |
تحقق بسيط من الصورة: إجمالي المدن الست = 145,713.20 + 30,500 + 29,493 + 26,870 + 16,405.50 + 8,190 = 257,171.70. وحصة الأولى = 145,713.20 ÷ 257,171.70 = 56.7%.
مثال محلول: الحصة الكبيرة ليست دائمًا المشكلة الأكبر
خذ مدينتين من مثال قريب من الصورة، وأضف إليهما مشتريات كل مدينة من توزيع المشتريات على الخريطة:
| البيان | المدينة (أ) | المدينة (ب) |
|---|---|---|
| إجمالي المرتجعات | 145,700 | 29,500 |
| عدد فواتير المرتجع | 8 | 16 |
| متوسط فاتورة المرتجع | 18,213 | 1,844 |
| مشتريات المدينة في الفترة | 2,900,000 | 250,000 |
| معدل المرتجع من المشتريات | 5.0% | 11.8% |
الحسابات: متوسط فاتورة (أ) = 145,700 ÷ 8 = 18,213 تقريبًا. ومعدل مرتجعها = 145,700 ÷ 2,900,000 = 5.0%. ومعدل (ب) = 29,500 ÷ 250,000 = 11.8%.
القراءة: المدينة (أ) تتصدر الخريطة لأنها أكبر مصدر للمشتريات أصلًا، ومرتجعاتها 5% فقط، وغالبًا في شحنات كبيرة قليلة (8 فواتير بمتوسط 18 ألفًا). هذه تحتاج مراجعة شروط الاستلام والفحص للشحنات الكبيرة. أما المدينة (ب) فحصتها صغيرة، لكن معدل المرتجع فيها 11.8% من مشترياتها، في 16 فاتورة صغيرة متكررة. هذا نمط جودة أو نقل متكرر، ويستحق تحقيقًا أسرع مع موردي هذه المدينة.
كيف تقرأ النتيجة؟
| ما تراه | المعنى | القرار |
|---|---|---|
| مدينة بحصة كبيرة من المرتجعات | مصدر رئيسي للمشتريات أو مشكلة كبيرة | احسب معدل المرتجع من مشترياتها قبل الحكم |
| فواتير مرتجع كثيرة بقيمة صغيرة | مشكلة متكررة | فحص جودة عند الاستلام من هذه المنطقة |
| فواتير قليلة بقيمة كبيرة | شحنات مرفوضة كاملة | راجع شروط العقد والفحص قبل الشحن |
| المرتجعات من مخزن واحد | مشكلة في الاستلام أو التخزين | فلتر المخزن يكشف ذلك |
| المرتجعات لصنف واحد | عيب في الصنف أو المورد | فلتر الصنف والمجموعة |
لصاحب النشاط: تحويل الخريطة إلى إجراءات
- المعدل لا الحصة: المدينة الأعلى مرتجعات قد تكون فقط الأكبر مشتريات. قارن بالمشتريات دائمًا.
- فلتر الصنف: إذا تركزت المرتجعات في صنف، فالمشكلة في الصنف أو مورده، لا في المنطقة.
- فلتر المخزن: إذا تركزت في مخزن استلام واحد، فراجع إجراءات الفحص والتخزين فيه.
- تكلفة المرتجع: كل فاتورة مرتجع تكلف نقلًا وإداريات ووقتًا. المرتجعات الصغيرة المتكررة مكلفة أكثر مما تبدو.
- تقييم المورد: اربط النتيجة بـ تقرير أداء المورد ونسبة الإرجاع لكل مورد.
للمحاسب: شروط دقة الخريطة
- عنوان المورد: المدينة والمحافظة في بطاقة المورد هي ما يضعه على الخريطة. مورد بلا عنوان لا يظهر.
- فاتورة مرتجع لكل حالة: سجل مرتجع الشراء بمستنده ومورده الصحيح، لا كتسوية في الحساب.
- سبب المرتجع: استخدم حقلًا إضافيًا أو ملاحظة لسبب المرتجع (عيب، تلف نقل، خطأ كمية)، فهذا ما يحول الخريطة إلى قرار.
- مركز التكلفة والمخزن: سجلهما في فاتورة المرتجع حتى تعمل الفلاتر.
- الفترة: قارن فترات متساوية. المرتجعات قد تتأخر عن الشراء بأسابيع.
كيف تستخرج الشاشة في برنامج الأفضل
- افتح دعم اتخاذ القرار، ثم التوزيع الجغرافي، ثم المشتريات، واختر توزيع مرتجعات المشتريات.
- حدد السنة المالية، أو فعّل تحديد فترة وأدخل التاريخين.
- استخدم فلاتر مجموعة الصنف والصنف ومركز التكلفة والمخزن عند الحاجة.
- اختر حساب المعدل حسب (قيمة الفواتير)، ثم اضغط تحديث.
- انقر على أي علامة لعرض ملخص المدينة، وراجع الجدول أسفل الخريطة.
- اضغط طباعة لاستخراج التقرير.
نصائح حسب النشاط
- الأجهزة الكهربائية: المرتجعات غالبًا عيوب تصنيع أو تلف نقل. افصلهما بسبب المرتجع.
- المواد الغذائية: المرتجعات مرتبطة بالصلاحية والتخزين أثناء النقل. المسافة الطويلة إنذار.
- مواد البناء: الكسر أثناء النقل شائع. راجع شروط التحميل مع موردي المناطق البعيدة.
- قطع الغيار: المرتجعات غالبًا خطأ في الصنف المطلوب. راجع دقة أكواد الطلب.
أخطاء شائعة
- الحكم بالحصة وحدها: دون معدل المرتجع من المشتريات.
- موردون بلا عناوين: يختفون من الخريطة.
- تسجيل المرتجع كخصم في الحساب: لا يظهر كفاتورة مرتجع في الخريطة.
- إهمال سبب المرتجع: يبقي الخريطة صورة بلا قرار.
روتين ربع سنوي لمرتجعات المشتريات
- شغّل الخريطة على الربع الماضي، وسجّل أعلى ثلاث مدن بالحصة.
- احسب معدل المرتجع من المشتريات لكل منها.
- استخدم فلتر الصنف والمخزن لتحديد مصدر المشكلة.
- راجع أسباب المرتجعات المسجلة مع موردي هذه المدن.
- اتفق على إجراء فحص أو شرط تعاقدي، وقارن الربع التالي.
اكتشف المناطق التي ترجع منها أغلب البضاعة للموردين
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا، واستخرج هذا التقرير من بياناتك الحقيقية.
أسئلة شائعة
ماذا تعني النسبة المئوية في جدول الخريطة؟
حصة المدينة من إجمالي مرتجعات المشتريات في نطاق الفلتر. مجموع النسب لكل المدن 100%.
كيف تُلون المناطق على الخريطة؟
في ثلاثة مستويات: منخفض باللون الأخضر، ومتوسط بالبرتقالي، ومرتفع بالأحمر، ويظهر التصنيف في عمود المعدل وفي ملخص العلامة.
هل الخريطة حسب موقع المورد أم المخزن؟
الخريطة تضع المرتجعات على المدن حسب العنوان المسجل في بيانات المورد. ويمكن حصر النتائج في مخزن معين بفلتر المخزن.
كيف أعرف معدل المرتجع من المشتريات؟
الخريطة تعرض قيمة المرتجعات وحصتها. قارنها بمشتريات نفس المدينة في خريطة توزيع المشتريات لنفس الفترة.
هل يمكن تحليل صنف واحد؟
نعم، بفلتر الصنف أو مجموعة الصنف.
هل يمكن طباعة الخريطة؟
نعم، من زر الطباعة في أعلى الشاشة.
هل توجد خريطة مماثلة لمرتجعات المبيعات؟
نعم، شاشة التوزيع الجغرافي لمرتجعات المبيعات في قائمة التوزيع الجغرافي للمبيعات، وتعرض ما أرجعه العملاء حسب المناطق.
ماذا أفعل إذا كانت كل المرتجعات من مخزن واحد؟
المشكلة غالبًا في إجراءات الاستلام أو التخزين في هذا المخزن، لا في الموردين. راجع الفحص عند الاستلام وظروف التخزين.
اقرأ أيضًا
أحدث التعليقات