سلسلة محلات أدوات صحية لها أربعة فروع، وكل مدير فرع يطلب بضاعته من الإدارة أو مباشرة من الموردين. في الجرد السنوي، ظهر أن فرعًا واحدًا لديه مخزون من صنف معين يكفي ثمانية أشهر، بينما الفروع الأخرى تطلب نفس الصنف بشكل عاجل. مدير الفرع كان يطلب كل شهر نفس الكمية «عشان ما يخلصش»، دون أن ينظر إلى ما باعه.
الشراء على مستوى الفرع دون مقارنته بمبيعات نفس الفرع هو أسرع طريق لتكوين مخزون راكد. والمشكلة لا تظهر في الأرقام المجمعة للشركة، لأن فرعًا يعوض نقص فرع آخر على الورق.
في هذا المقال نشرح التحليل البياني لمشتريات الأصناف على مستوى المخزن في برنامج الأفضل: كيف يعرض أعلى الأصناف شراءً لكل مخزن، وكيف تقارنه بمبيعات نفس المخزن، وكيف تضبط سياسة الشراء للفروع.
باختصار
- التقرير يعرض أعلى الأصناف شراءً وتكلفة لمخزن محدد أو لكل المخازن، خلال السنة أو فترة محددة.
- لكل صنف: عدد عمليات الشراء، وقيمة المشتريات، ومعدل النمو مقارنة بالفترة السابقة.
- صافي مشتريات الصنف = إجمالي فواتير شراء الصنف − مردودات المشتريات.
- الوزن النسبي لمشتريات الصنف % = (صافي مشتريات الصنف ÷ إجمالي مشتريات المخزن) × 100.
- يُقرأ مع تقرير مبيعات الأصناف على مستوى نفس المخزن، لمعرفة نسبة التصريف في كل فرع.
ماذا يعرض التقرير؟
التقرير من إحصائيات مشتريات الأصناف والخدمات، ويوجد أيضًا ضمن إحصائيات المخازن. يعمل بنفس فكرة تقرير المبيعات المقابل، لكن على فواتير الشراء: تختار المخزن والفترة، فيرتب الأصناف الأعلى شراءً وتكلفة.
بحسب الدليل، يدعم التقرير التخطيط للمستودعات ومخازن التوزيع ونقاط البيع الميدانية، ويساعد في تحديد الأولويات بفرز العناصر العشرة الأعلى تأثيرًا في المشتريات.
المعادلات
| المؤشر | المعادلة | المصدر |
|---|---|---|
| صافي مشتريات الصنف | إجمالي فواتير شراء الصنف − مردودات المشتريات | دليل البرنامج |
| الوزن النسبي لمشتريات الصنف % | (صافي مشتريات الصنف ÷ إجمالي مشتريات المخزن) × 100 | دليل البرنامج |
| متوسط السعر | صافي المشتريات ÷ الكميات المشتراة | دليل البرنامج |
| نسبة التصريف في المخزن % | (الكمية المباعة من المخزن ÷ الكمية المشتراة للمخزن) × 100 | إرشاد تحليلي |
| الفائض المتراكم | الكمية المشتراة − الكمية المباعة − التحويلات الصادرة + التحويلات الواردة | إرشاد تحليلي |
نسبة التصريف أقل من 100% لفترة طويلة تعني أن المخزن يبني رصيدًا. هذا مقبول قبل موسم، وغير مقبول بعده.
مثال محلول: فرعان وصنف واحد
افترض أن تقرير المشتريات وتقرير المبيعات لنفس الصنف (خلاط مياه) أظهرا خلال ستة أشهر:
| الفرع | الكمية المشتراة | الكمية المباعة | نسبة التصريف | الفائض | قيمة الفائض (تكلفة 350 جنيه) |
|---|---|---|---|---|---|
| فرع المدينة | 600 | 570 | 95% | 30 | 10,500 |
| فرع الطريق السريع | 600 | 240 | 40% | 360 | 126,000 |
فرع الطريق السريع اشترى نفس كمية فرع المدينة، لكنه باع 40% فقط. الفائض 360 وحدة، أي 126,000 جنيه محبوسة في صنف واحد. وبمعدل بيعه الحالي (240 في ستة أشهر = 40 في الشهر)، الفائض يكفي 9 أشهر.
القرار:
- إيقاف شراء الصنف لفرع الطريق السريع حتى ينخفض الرصيد لشهر أو شهرين من المبيعات.
- تحويل جزء من الفائض إلى فرع المدينة بدلًا من شراء كمية جديدة له. راجع نقل المخزون وإعادة الموازنة بين الفروع.
- ربط حصة الشراء لكل فرع بمبيعاته الفعلية، لا بكمية ثابتة.
كيف تقرأ النتيجة؟
| ما تراه | المعنى | القرار |
|---|---|---|
| صنف عالٍ في المشتريات ومنخفض في المبيعات لنفس المخزن | بناء مخزون | أوقف الشراء وراجع الرصيد |
| نمو مشتريات أعلى من نمو المبيعات | الشراء يسبق الطلب | تأكد أن هناك موسمًا يبرر ذلك |
| عمليات شراء كثيرة بقيم صغيرة | طلبيات متكررة صغيرة | اجمع الطلبيات لتحصل على سعر أفضل |
| متوسط سعر مختلف بين مخزنين لنفس الصنف | شراء من موردين أو بشروط مختلفة | وحد مصدر الشراء أو الشروط |
| صنف يشتريه مخزن ولا يبيعه | مخزن تخزين أو توزيع | اقرأه مع التحويلات لا مع المبيعات |
لصاحب النشاط: سياسة شراء للفروع
- قاعدة الشراء بالمبيعات: حصة كل فرع من أي طلبية تُبنى على مبيعاته في آخر فترة مماثلة، مع هامش أمان.
- الشراء المركزي: إذا كانت الفروع تشتري نفس الأصناف من نفس الموردين، فطلبية مركزية واحدة تعطيك سعرًا أفضل، ثم توزع على الفروع.
- مراجعة شهرية: قارن أعلى 10 أصناف شراءً لكل فرع بأعلى 10 مبيعًا لنفس الفرع. أي صنف في القائمة الأولى وليس في الثانية يحتاج سؤالًا.
- صلاحيات الشراء: إذا كان مدير الفرع يشتري مباشرة، فحدد له سقفًا لكل صنف بناءً على مبيعاته.
- الربط بالجرد: الفائض الذي يكشفه التقرير هو نفسه الذي ستجده في الجرد. اكتشفه مبكرًا.
للمحاسب: لتكون المقارنة صحيحة
- المخزن في فاتورة الشراء: الاستلام على مخزن مختلف عن المخزن الفعلي يفسد المقارنة. تأكد أن مخزن الاستلام في الفاتورة هو مكان البضاعة.
- مخازن الاستلام والتوزيع: مخزن يستلم كل المشتريات ثم يحولها للفروع سيظهر بمشتريات كبيرة ومبيعات قليلة. هذا طبيعي، فاقرأه مع التحويلات.
- التحويلات: نسبة التصريف الحقيقية تحسب بعد إضافة التحويلات الواردة وطرح الصادرة. راجع أذون الصرف والاستلام.
- مردودات المشتريات: المرتجع للمورد يجب أن يُسجل من نفس المخزن الذي استلم البضاعة.
- الوحدات: شراء بالكرتونة وبيع بالقطعة يحتاج توحيد الوحدة قبل حساب نسبة التصريف.
كيف تستخرج التقرير في برنامج الأفضل
- افتح قائمة دعم اتخاذ القرار، ثم الإحصائيات، ثم المشتريات، ثم إحصائيات مشتريات الأصناف والخدمات، واختر تحليل بياني لمشتريات الأصناف على مستوى المخزن. ويوجد التقرير أيضًا ضمن الإحصائيات ← المخازن.
- اختر المخزن، أو اترك «كل المخازن».
- اختر السنة المالية أو فعّل تحديد فترة، وحدد العدد في خانة أعلى.
- اضغط عرض، ثم معاينة الطباعة.
- شغّل مبيعات الأصناف على مستوى المخزن لنفس المخزن والفترة، وقارن القائمتين.
نصائح حسب النشاط
- سلاسل السوبر ماركت: الشراء المركزي ثم التوزيع على الفروع يعطي سعرًا أفضل، لكن حصة كل فرع يجب أن تتبع مبيعاته.
- الأجهزة متعددة المعارض: المعرض الذي يشتري موديلات بكميات كبيرة ولا يبيعها يحبس رأس مال كبير في كل قطعة.
- التوزيع بسيارات: تحميل السيارة من المخزن تحويل لا شراء. راجع مشتريات المخزن الرئيسي مع تحويلاته للسيارات.
- قطع الغيار: الفروع تطلب كميات «للاحتياط». حدد لكل فرع حدًا أعلى لكل صنف بطيء الحركة.
- المصانع: مخزن الخامات يشتري ومخزن الإنتاج يصرف. المقارنة الصحيحة بين المشتريات والاستهلاك في أوامر التصنيع.
أخطاء شائعة
- كمية ثابتة لكل فرع: أسرع طريق للتكدس.
- مقارنة مخزن استلام بمعرض بيع: طبيعتان مختلفتان.
- نسيان التحويلات: تجعل نسبة التصريف غير حقيقية.
- صلاحيات شراء مفتوحة للفروع: كل فرع يحتاط لنفسه، والشركة تدفع الثمن.
روتين شهري
- شغّل تقرير المشتريات وتقرير المبيعات لكل مخزن على الشهر الماضي.
- علّم الأصناف التي في قائمة المشتريات وليست في قائمة المبيعات لنفس المخزن.
- احسب نسبة التصريف لأهم 10 أصناف في كل فرع.
- أوقف الشراء للأصناف التي تزيد تغطيتها عن ثلاثة أشهر في أي فرع.
- حوّل الفائض بين الفروع قبل أي أمر شراء جديد.
اكتشف الفرع الذي يشتري أكثر مما يبيع قبل الجرد
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا، واستخرج هذا التقرير من بياناتك الحقيقية.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين هذا التقرير وتقرير الأصناف الأكثر شراءً؟
تقرير الأصناف الأكثر شراءً يعرض الترتيب على مستوى المنشأة كلها. هذا التقرير يعرض الترتيب لكل مخزن، فتعرف ما يشتريه كل فرع تحديدًا.
كيف أعرف أن فرعًا يشتري أكثر مما يحتاج؟
قارن الكمية المشتراة للمخزن بالكمية المباعة منه في نفس الفترة، مع مراعاة التحويلات. نسبة تصريف منخفضة لفترة طويلة تعني تراكم مخزون.
لماذا يظهر مخزن بمشتريات كبيرة ومبيعات قليلة؟
قد يكون مخزن استلام أو توزيع، يستلم البضاعة ثم يحولها للفروع. في هذه الحالة اقرأ مشترياته مع التحويلات الصادرة منه.
هل يمكن عرض كل المخازن معًا؟
نعم، يمكن ترك فلتر المخزن على «كل المخازن» لرؤية أعلى الأصناف شراءً على مستوى الشركة.
هل يوجد التقرير في إحصائيات المخازن أيضًا؟
نعم، يوجد تحليل بياني لمشتريات الأصناف على مستوى المخزن، وكذلك لمبيعاتها، ضمن الإحصائيات الخاصة بالمخازن.
هل يشمل التقرير الخدمات المشتراة؟
هذا التقرير للأصناف. يوجد تحليل مستقل لمشتريات الخدمات على مستوى المخزن.
اقرأ أيضًا
أحدث التعليقات