مدير مشتريات في شركة توزيع مواد غذائية يقضي معظم وقته في التفاوض مع موردي الأصناف الجديدة والعروض الموسمية. سأله صاحب الشركة: كم ننفق على الزيت؟ قال تقريبًا 15% من المشتريات. حين استخرجا التقرير، كان الزيت وحده 31% من إجمالي المشتريات، ويأتي كله تقريبًا من مورد واحد لم يُفاوض على سعره منذ عام ونصف.
تحليل المبيعات يجيب عن سؤال: من أين يأتي المال؟ وتحليل المشتريات يجيب عن السؤال المقابل: أين يذهب؟ وكثير من المنشآت تعرف الأول جيدًا وتهمل الثاني، مع أن كل نقطة تحسين في سعر الشراء تذهب مباشرة إلى الربح.
في هذا المقال نشرح تقارير الأصناف الأكثر شراءً في برنامج الأفضل: أعلى عشرة أصناف شراءً، والمشتريات على مستوى المورد ومجموعة الموردين، والتحليل البياني لمجموعات الموردين، مع شاشة تصنيف الموردين التي تقوم عليها.
- تقرير أعلى 10 أصناف شراءً يكشف الأصناف التي تستهلك أكبر جزء من رأس المال العامل.
- صافي مشتريات الصنف = فواتير الشراء − مردودات المشتريات، والوزن النسبي من إجمالي البعد.
- يمكن التحليل حسب المورد، أو مجموعة الموردين، أو المخزن، أو مركز التكلفة.
- تصنيف الموردين في مجموعات شرط لتحليل هيكل تكاليف التوريد.
- التفاوض يبدأ بالأصناف والموردين الأعلى وزنًا في الإنفاق.
تقارير الأصناف الأكثر شراءً
أعلى عشرة أصناف شراءً على مستوى المنشأة
بحسب دليل البرنامج، يوفر هذا التقرير تحليلًا إحصائيًا لأعلى 10 أصناف طلبًا وشراءً على مستوى المنشأة بالكامل، لتقييم حجم الإنفاق السلعي وترتيب الأصناف الأكثر استهلاكًا لرأس المال العامل. ويعرض مخططًا بيانيًا مع تفاصيل الكميات والتكاليف.
نسبة تكلفة الصنف = (قيمة مشتريات الصنف ÷ إجمالي مشتريات كل الأصناف) × 100%
الأصناف الأكثر شراءً على مستوى المورد ومجموعة الموردين
بنفس المنطق، توجد تقارير تعرض الأصناف الأكثر شراءً والأعلى تكلفة لكل مورد، ولكل مجموعة موردين (محلي، ومستورد، ووكلاء، ومصانع). وتعرض أعلى 10 عناصر برسم بياني تفاعلي، مع الكميات المشتراة، وصافي المشتريات بعد المرتجعات والخصومات، ومتوسط السعر، والترتيب الإحصائي.
| المؤشر | الصيغة |
|---|---|
| صافي مشتريات الصنف | إجمالي فواتير شراء الصنف − مردودات المشتريات |
| الوزن النسبي لمشتريات الصنف | (صافي مشتريات الصنف ÷ إجمالي مشتريات البعد) × 100% |
| متوسط السعر | صافي المشتريات ÷ الكميات المشتراة |
وتوجد تقارير مماثلة حسب المخزن، ومركز التكلفة، ومجموعة الأصناف، والمدينة، والمحافظة، والدولة.
التحليل البياني لمجموعات الموردين
يحلل هذا التقرير مشتريات المنشأة وتوزيعها على مجموعات الموردين، لمعرفة هيكل تكاليف التوريد والمجموعات التي تستحوذ على معظم الإنفاق. ويعرض المشتريات والمرتجعات لكل مجموعة.
صافي مشتريات المجموعة = إجمالي فواتير الشراء − إجمالي مرتجعات الشراء
الوزن النسبي للمجموعة = (صافي مشتريات المجموعة ÷ إجمالي المشتريات) × 100%
تصنيف الموردين: الأساس الذي تُبنى عليه التقارير
تُستخدم شاشة مجموعات الموردين لتصنيف جهات التوريد وفقًا للنشاط: موردو مواد خام، وموردو بضائع تامة الصنع، وموردو خدمات صيانة، وشركات استيراد وشحن دولي. وحقولها: كود المجموعة، واسمها، وفترة الائتمان المقترحة (متوسط أيام السماح المعتادة لهذه المجموعة)، وملاحظات عن الاشتراطات التعاقدية.
ويؤكد الدليل أن تقارير الأداء ومخاطر سلاسل الإمداد تعتمد على دقة هذا التصنيف لمقارنة شروط الدفع والأسعار بين المجموعات. المورد غير المصنف يظهر خارج التحليل، والتصنيف العشوائي يجعل المقارنة بلا معنى.
مثال محلول: أين يذهب إنفاق شركة توزيع؟
الأرقام بعملة محايدة، عن ستة أشهر. إجمالي صافي المشتريات 2,400,000.
أعلى الأصناف شراءً
| الصنف | صافي المشتريات | نسبة التكلفة | التراكمي | عدد الموردين |
|---|---|---|---|---|
| زيت طعام | 744,000 | 31.0% | 31.0% | 1 |
| سكر | 408,000 | 17.0% | 48.0% | 2 |
| أرز | 336,000 | 14.0% | 62.0% | 3 |
| مكرونة | 192,000 | 8.0% | 70.0% | 2 |
| شاي | 144,000 | 6.0% | 76.0% | 1 |
| باقي الأصناف | 576,000 | 24.0% | 100% | — |
المشتريات حسب مجموعة الموردين
| المجموعة | صافي المشتريات | الوزن | متوسط أيام الائتمان |
|---|---|---|---|
| مصانع مباشرة | 1,320,000 | 55% | 45 |
| وكلاء معتمدون | 840,000 | 35% | 30 |
| تجار جملة | 240,000 | 10% | نقدي |
القراءة والقرارات
- الزيت أولوية التفاوض: 31% من الإنفاق من مورد واحد. تخفيض 2% فقط في سعره يوفر نحو 14,880 في ستة أشهر (744,000 × 2%). هذا أكبر من أي تخفيض يمكن الحصول عليه في عشرات الأصناف الصغيرة مجتمعة.
- تركز المورد خطر: صنف بثلث الإنفاق ومورد واحد يعني أن أي تأخير في توريده يوقف جزءًا كبيرًا من المبيعات. يُضاف مورد بديل ولو بحصة صغيرة. هذا يتقاطع مع تحليل مخاطر الموردين والاعتماد على مورد واحد.
- الشراء النقدي من تجار الجملة: 240,000 تُدفع نقدًا. إذا أمكن نقل جزء منها إلى المصانع أو الوكلاء بائتمان 30 إلى 45 يومًا، تتحسن السيولة. وأثر ذلك على السيولة يُقرأ في دورة تحويل النقد.
- أصناف متعددة الموردين: الأرز من 3 موردين. يُقارن متوسط السعر لكل مورد من تقرير المشتريات على مستوى المورد، وتُوجه الحصة الأكبر للأفضل سعرًا وانتظامًا.
تنبيه: الإنفاق الكبير على صنف ليس مشكلة في ذاته إذا كان يقابله مبيعات كبيرة. قارن دائمًا تقرير الأكثر شراءً بتقرير الأكثر مبيعًا. الصنف الذي يتصدر المشتريات ولا يظهر في المبيعات يتكدس في المخزن.
أسئلة يجيب عنها تحليل المشتريات
- أين أفاوض أولًا؟ على الأصناف التي تمثل النسبة الأكبر من الإنفاق، لأن أي تخفيض فيها يتضاعف أثره.
- هل أعتمد على مورد واحد أكثر من اللازم؟ قارن تقرير الأصناف الأكثر شراءً مع عدد موردي كل صنف.
- هل أشتري ما أبيعه؟ الصنف الذي يتصدر المشتريات ولا يظهر في المبيعات يتكدس.
- أي مجموعة موردين تمنحني أفضل شروط؟ قارن الوزن في الإنفاق بمتوسط أيام الائتمان لكل مجموعة.
- هل ترتفع تكلفة التوريد؟ قارن متوسط سعر الشراء لنفس الأصناف بين فترتين.
هذه الأسئلة الخمسة يمكن الإجابة عنها في جلسة واحدة كل ربع سنة، والنتيجة غالبًا قائمة قصيرة من ثلاثة أو أربعة قرارات تفاوض أو تنويع لها أثر مباشر على الربح.
كيف تقرأ تقارير المشتريات؟
التقييم التالي استرشادي من الخبرة العملية:
| ما تراه | التقييم | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| الأصناف الأعلى شراءً هي نفسها الأعلى مبيعًا | جيد | الإنفاق متوافق مع الطلب. ركز على السعر. |
| صنف كبير الوزن من مورد واحد | متابعة | ابحث عن مورد بديل وفاوض المورد الحالي. |
| متوسط سعر الشراء يرتفع بين فترتين | متابعة | راجع أثره على الهامش من تغير تكلفة الشراء. |
| صنف في أعلى المشتريات وليس في أعلى المبيعات | خطر | شراء زائد. راجع خطة الشراء قبل الطلبية التالية. |
| مردودات مشتريات مرتفعة من مجموعة معينة | خطر | مشكلة جودة أو مطابقة. راجع شروط الاستلام. |
لصاحب النشاط: قرارات من تحليل المشتريات
- فاوض على الكبير أولًا: الوقت محدود، فاصرفه على الأصناف والموردين أصحاب الوزن الأكبر.
- نوّع في الأصناف الحرجة: لا يكن صنف من أعلى خمسة أصناف شراءً معتمدًا على مورد واحد فقط.
- استخدم أيام الائتمان: فترة الائتمان المقترحة لكل مجموعة موردين معيار للتفاوض. المورد الذي يمنح أقل من متوسط مجموعته يحتاج نقاشًا.
- اربط بالمبيعات: قرار الشراء الذي لا ينظر للمبيعات قرار ناقص.
- حدّث التصنيف: المورد الذي تحول من وكيل إلى مصنع مباشر يجب أن ينتقل لمجموعته، وإلا ضلل التحليل.
للمحاسب: شروط دقة التحليل
- المردودات مسجلة: صافي المشتريات يخصم المرتجعات. المرتجع غير المسجل يضخم الإنفاق، ويضخم رصيد المورد في أعمار ديون الموردين.
- الخصومات في الفاتورة: الخصم المكتسب يجب أن يظهر في فاتورة الشراء أو في إشعار دائن، حتى يعكس متوسط السعر الحقيقة.
- الوحدة الموحدة: شراء نفس الصنف بالكرتونة مرة وبالقطعة مرة يربك متوسط السعر إذا لم تكن معاملات التحويل صحيحة.
- تصنيف كل مورد: المورد بلا مجموعة يسقط من تحليل المجموعات.
أخطاء شائعة
- قراءة إجمالي المشتريات دون تفصيل، فيبدو الإنفاق موزعًا وهو متركز في أصناف قليلة.
- التفاوض على أصناف صغيرة لأن مورديها أسهل في التعامل، وترك المورد الكبير دون نقاش.
- تصنيف الموردين بالأسماء الشخصية أو المدن بدل طبيعة التوريد، فلا تفيد المقارنة.
كيف تستخرج التقارير في برنامج الأفضل
أعلى عشرة أصناف شراءً
- حدد السنة المالية أو الفترة الزمنية.
- اعرض المخطط البياني مع تفاصيل الكميات والتكاليف.
المشتريات على مستوى المورد أو مجموعة الموردين
- اختر التقرير المطلوب: حسب المورد أو حسب مجموعة الموردين.
- اختر السنة المالية أو فترة مخصصة.
- اختر موردًا أو مجموعة محددة، أو استعرض الكل.
- انقر على أي عمود في الرسم لإبراز بياناته، ثم اطبع أو صدّر إلى PDF أو Excel.
تعريف مجموعة موردين
- أدخل كود المجموعة واسمها.
- حدد فترة الائتمان المقترحة والملاحظات التعاقدية.
- اضغط حفظ (F5)، ثم اربط كل مورد بمجموعته من بطاقته.
نصائح حسب القطاع
- التوزيع والجملة: أصناف قليلة تستهلك معظم الإنفاق. التفاوض على سعرها هو أكبر رافعة للربح.
- المصانع: الخامات الرئيسية في أعلى القائمة دائمًا. صنّف الموردين إلى خامات وتعبئة وخدمات لتعرف تكلفة كل مكون.
- الصيدليات: الشراء من الموزعين مقابل الشركات مباشرة يختلف في السعر والائتمان. مجموعات الموردين تكشف الفرق.
- قطع الغيار: المستورد مقابل المحلي تصنيف مفيد، لأن الأول أطول توريدًا وأكثر تأثرًا بسعر الصرف.
اعرف أين يذهب كل إنفاقك على المشتريات
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا.
أسئلة شائعة
ما الذي يقيسه تقرير أعلى عشرة أصناف شراءً؟
يقيس حجم الإنفاق السلعي على مستوى المنشأة، ويرتب الأصناف الأكثر استهلاكًا لرأس المال العامل. نسبة تكلفة الصنف = قيمة مشترياته ÷ إجمالي مشتريات كل الأصناف × 100%.
كيف يُحسب صافي مشتريات الصنف؟
صافي مشتريات الصنف = إجمالي فواتير شراء الصنف − مردودات المشتريات. والوزن النسبي = صافي مشتريات الصنف ÷ إجمالي مشتريات البعد المختار × 100%.
ما فائدة تصنيف الموردين في مجموعات؟
يسمح بتحليل حجم المشتريات والالتزامات لكل قطاع توريد، واستخراج كشوف مجمعة، وتقييم الاعتمادية على كل مجموعة. وتعتمد تقارير الأداء والمخاطر على دقة هذا التصنيف.
ما أمثلة مجموعات الموردين؟
موردو مواد خام، وموردو بضائع تامة الصنع، وموردو خدمات صيانة، وشركات استيراد وشحن دولي، أو تصنيف حسب النوع: محلي، وخارجي، ومصنعون، ووكلاء معتمدون.
هل يمكن تحليل المشتريات حسب المخزن أو الفرع؟
نعم، توجد تقارير للأصناف الأكثر شراءً على مستوى المخزن ومركز التكلفة ومجموعة الأصناف والمدينة والمحافظة والدولة، بنفس منطق تقارير المبيعات.
كيف أستخدم التقرير في التفاوض مع الموردين؟
الأصناف التي تستحوذ على النسبة الأكبر من الإنفاق هي التي يستحق التفاوض عليها أكثر. تخفيض صغير في سعر صنف يمثل ربع مشترياتك أكبر أثرًا من تخفيض كبير في صنف هامشي.
أحدث التعليقات