قائمة «الأصناف النافدة» في أي مخزن طويلة دائمًا. في مثالنا الحقيقي من البرنامج، تجاوزت 1,900 صنف. لو أعطيتها للمشتريات كما هي، فلن يُشترى شيء، أو سيُشترى كل شيء. وكلا الخيارين خطأ.
بين هذه الأصناف صنف نفد منذ أسبوع والعملاء يسألون عنه كل يوم، وصنف نفد في فرع لكنه موجود بكمية جيدة في فرع آخر، وصنف نفد منذ أربعة أشهر ولم يسأل عنه أحد. ثلاثة أصناف نافدة، وثلاثة قرارات مختلفة تمامًا.
في هذا المقال نشرح تقرير تحليل نفاد المخزون وإعادة التوريد في برنامج الأفضل. التقرير لا يكتفي بعرض الأصناف ذات الرصيد الصفري، بل يحلل تاريخ نفادها وحركة السحب قبله، ويفرزها آليًا إلى أولويات، ويقترح البديل من الفروع الأخرى، ويعرض أوامر الشراء المفتوحة.
باختصار
- التقرير يعرض الأصناف التي وصل رصيدها إلى صفر في مخزن أو مجموعة مخازن أو على مستوى المنشأة.
- أولوية 1: نفد حديثًا وعليه طلب نشط، والإجراء أمر شراء فوري.
- أولوية 2: نفد في مخزن ومتوفر في مخزن آخر، والإجراء إذن تحويل بدل الشراء.
- أولوية 3: نفد منذ أكثر من 30 يومًا بلا مبيعات حديثة، والإجراء مراجعة الجدوى قبل الشراء.
- معدل السحب اليومي = الكمية المباعة ÷ أيام التوفر الفعلية، وأيام التوفر = فترة التحليل − أيام النفاد. هذا يمنع تقدير الاحتياج بأقل من حقيقته.
ماذا يعرض التقرير؟
في أعلى الشاشة أربعة كروت: عدد الأصناف النافدة بالمخزن، وعدد ما هو بحاجة لإعادة توريد عاجلة (أولوية قصوى)، وعدد ما فيه إمكانية توفيره من مخزن آخر بتحويل مخزني، والتوريدات المنتظرة من أوامر الشراء المفتوحة. ثم جدول الأصناف: الكود، والاسم، والوحدة، والتصنيف، والمخزن، وتاريخ النفاد، وأيام النفاد، ومبيعات الفترة، ومعدل السحب، ورصيد الفروع، والبديل المقترح، وأوامر الشراء، وحالة الصنف، والتوجيه.
في الصورة تشغيل على كل المخازن بفترة تحليل آخر 90 يومًا: 1,922 صنفًا نافدًا، منها 146 صنفًا «نفد حديثًا وعليه طلب» يحتاج إعادة توريد عاجلة، ولا توجد أوامر شراء مفتوحة لها. هذا الرقم هو ما يجب أن يصل للمشتريات، لا الـ 1,922.
مصفوفة تصنيف الأصناف النافدة
| الأولوية | الحالة | الشرط | الإجراء المقترح |
|---|---|---|---|
| أولوية 1 | نفد حديثًا وعليه طلب عاجل | رصيده صفر في المخزن ولا رصيد له في الفروع الأخرى، وله مبيعات نشطة في فترة التحليل أو نفد خلال آخر 30 يومًا | أمر شراء فوري أو متابعة استعجال أوامر الشراء المفتوحة |
| أولوية 2 | نفد في مخزن ومتوفر في آخر | رصيده صفر في المخزن المستعلم عنه، وموجب في مخزن آخر، مع إظهار المخزن الأكثر وفرة ورصيده | إذن تحويل مخزني من الفرع البديل بدل الشراء |
| أولوية 3 | نفد منذ فترة بلا حركة | نافد منذ أكثر من 30 يومًا بلا مبيعات في فترة التحليل ولا رصيد في الفروع | مراجعة الجدوى قبل الشراء، أو شطب الصنف وتوجيه العملاء لمنتج أحدث |
| خيار منفصل | لم يُخزَّن من قبل | مسجل في دليل الأصناف دون أي إذن استلام أو حركة مخزنية | دراسة الطلب وتقييم توريد كمية تجريبية |
فصل الأصناف التي لم تُخزن من قبل في خيار مستقل مهم، حتى لا تختلط بأصناف كان لها رصيد ثم نفدت.
مؤشرات حركة الطلب ومعدل السحب
| المؤشر | طريقة الحساب | الأهمية |
|---|---|---|
| تاريخ النفاد | تاريخ آخر حركة خروج أو فاتورة بيع أدت للنفاد | متى انقطع الصنف |
| أيام النفاد | من تاريخ النفاد حتى اليوم | فترة الحرمان والفرص الضائعة |
| مبيعات فترة التحليل | الكمية المباعة خلال 30 أو 90 أو 180 يومًا | حجم الطلب |
| أيام التوفر الفعلية | فترة التحليل − أيام النفاد | الأيام التي كان فيها الصنف متاحًا للبيع |
| معدل السحب اليومي | الكمية المباعة ÷ الأكبر من (1، أيام التوفر الفعلية) | الاستهلاك اليومي الحقيقي |
الرصيد يُحسب لحظيًا عند استخراج التقرير من حركات المخزون الفعلية، لمنع ازدواجية الطلبيات.
مثال محلول: لماذا يهم حساب أيام التوفر؟
صنف «مضرب كهربائي» بيع منه 270 قطعة في فترة تحليل 90 يومًا، ثم نفد منذ 15 يومًا.
– الحساب الساذج: 270 ÷ 90 = 3 قطع يوميًا.
– حساب البرنامج: أيام التوفر = 90 − 15 = 75 يومًا، والمعدل = 270 ÷ 75 = 3.6 قطعة يوميًا.
الفرق 20%. لو اشتريت لتغطية 30 يومًا بالحساب الساذج لطلبت 90 قطعة، والاحتياج الحقيقي 3.6 × 30 = 108 قطع. أي أنك ستنفد مرة أخرى قبل نهاية الشهر بخمسة أيام. أيام النفاد لا يُباع فيها شيء، فإدخالها في القسمة يخفض الطلب ظلمًا.
والآن صنفان آخران في نفس التقرير:
– خلاط (أولوية 2): رصيده صفر في معرض البيع، والبديل المقترح «المخزن الرئيسي» برصيد 80 قطعة. القرار: إذن تحويل 30 قطعة اليوم، لا أمر شراء.
– ماكينة قديمة (أولوية 3): نافدة منذ 120 يومًا، وصفر مبيعات في فترة التحليل. القرار: لا شراء. راجع هل نزل موديل أحدث، ووجّه العملاء إليه.
كيف تقرأ النتيجة؟
| ما تراه | المعنى | القرار |
|---|---|---|
| عدد كبير في أولوية 1 | الشراء متأخر عن الطلب | راجع نقاط إعادة الطلب للأصناف المتكررة |
| أولوية 1 مع أوامر شراء مفتوحة | الطلب صادر لكنه لم يصل | تابع المورد واستعجل التسليم |
| عدد كبير في أولوية 2 | التوزيع بين المخازن غير متوازن | جدول تحويلات منتظم بين الفروع |
| عدد كبير في أولوية 3 | دليل أصناف مليء بأصناف ميتة | نظّف الدليل وأوقف الأصناف التي لا تُطلب |
| معدل سحب مرتفع وأيام نفاد طويلة | مبيعات ضائعة كبيرة | احسب قيمتها في تقرير أثر نفاد الصنف |
لصاحب النشاط: من قائمة نفاد إلى خطة إمداد
- أرسل أولوية 1 فقط للمشتريات: هذه الأصناف وحدها تحتاج أمر شراء فوري.
- التحويل يوفر السيولة: كل صنف أولوية 2 يُغطى من الداخل يعني مالًا لم يُصرف وسرعة تلبية أعلى. للتخطيط المسبق للتحويلات راجع توقع اختلال توزيع المخزون بين المخازن.
- قيمة الخسارة: التقرير يعطيك الأولوية بالحالة. لترتيب أولوية 1 بالمال، شغّل توقع أثر نفاد الصنف على المبيعات لمعرفة الربح المفقود لكل صنف.
- منع التكرار: الأصناف التي تظهر في أولوية 1 كل شهر تحتاج حد طلب مضبوطًا. راجع نقطة إعادة الطلب.
- تنظيف الدليل: أصناف أولوية 3 المتكررة تشوه كل تقارير المخزون. أوقفها أو انقلها لمجموعة «متوقف».
للمحاسب وأمين المخازن: شروط دقة التقرير
- حركات المخزون كاملة: الرصيد يُحسب لحظيًا من الحركات. فاتورة غير مرحّلة أو إذن صرف غير مسجل يغير تاريخ النفاد.
- التحويلات بأذون رسمية: رصيد الفروع في عمود البديل يعتمد على أذون الصرف والاستلام والتحويل.
- أوامر الشراء محدثة: أوامر الشراء الملغاة أو المستلمة يجب إغلاقها، حتى لا تظهر كتوريدات منتظرة وهمية. راجع أوامر الشراء.
- الأصناف التي لم تُخزن: تظهر فقط عند اختيارها في نطاق العرض. لا تحسبها ضمن النافد.
- فترة التحليل: 30 يومًا للأصناف سريعة الحركة، و90 (فصلي) للعادية، و180 للبطيئة.
كيف تستخرج التقرير في برنامج الأفضل
- افتح تقارير المخازن، واختر تقرير تحليل نفاد المخزون وإعادة التوريد.
- حدد المخزن أو اترك كل المخازن، والتصنيف (مجموعة الأصناف) أو الصنف إن لزم.
- اختر فترة التحليل: آخر 30 أو 90 (فصلي) أو 180 يومًا.
- اختر نطاق العرض: جميع الأصناف النافدة (كان لها رصيد ثم نفدت)، أو الأصناف التي لم تُخزن من قبل.
- اضغط عرض التقرير، واقرأ الكروت ثم عمودي «حالة الصنف» و«التوجيه والتوصية».
- عند اختيار مخزن محدد، يفحص البرنامج باقي المخازن ويعرض في عمود البديل المقترح الفرع الأعلى رصيدًا. اضغط طباعة تقرير لإرسال القائمة لإدارة المخازن.
نصائح حسب نوع النشاط
- سلاسل التجزئة: شغّل التقرير لكل فرع على حدة يوميًا. أولوية 2 هي الأكثر شيوعًا وأرخص علاجًا.
- الأجهزة الكهربائية: الموديلات تتغير. أصناف أولوية 3 غالبًا موديلات قديمة، فوجّه العميل للأحدث بدل استيرادها.
- قطع الغيار: صنف نافد قد يوقف سيارة أو ماكينة لدى العميل. لا تحكم بالكمية وحدها، وخذ أهمية القطعة في الحسبان.
- التوزيع: المخزن الرئيسي هو البديل الطبيعي لسيارات المندوبين، فاجعل التحويل اليومي عادة.
- السوبر ماركت: استخدم فترة تحليل 30 يومًا، لأن النفاد يومي ويؤثر على ولاء العميل بسرعة.
أخطاء شائعة
- إرسال كل الأصناف النافدة للمشتريات: يضيع وقت المشتريات وسيولتك على أصناف ميتة.
- الشراء بينما الصنف في فرع آخر: هذه هي أولوية 2 التي يكشفها التقرير.
- حساب الاحتياج بقسمة المبيعات على كامل الفترة: يخفض الطلب ويعيد النفاد سريعًا.
- ترك أوامر شراء قديمة مفتوحة: تخدع التقرير بتوريدات منتظرة لن تصل.
- إعادة توريد أصناف أولوية 3 بدون مراجعة: تحولها إلى مخزون راكد.
روتين يومي وأسبوعي
- يوميًا: راجع أولوية 1 وأصدر أوامر الشراء أو تابع المفتوح منها.
- يوميًا: نفّذ تحويلات أولوية 2 من الفرع البديل.
- أسبوعيًا: رتب أولوية 1 حسب الربح المفقود في تقرير أثر النفاد.
- شهريًا: راجع أولوية 3 وقرر الإيقاف أو الاستبدال.
- شهريًا: عدّل حدود الطلب للأصناف المتكررة في أولوية 1.
افرز أصنافك النافدة حسب الأولوية قبل أن تكتب أمر الشراء
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا، واستخرج هذا التقرير من بياناتك الحقيقية.
أسئلة شائعة
كيف يحسب التقرير معدل السحب اليومي؟
معدل السحب اليومي = الكمية المباعة ÷ أيام التوفر الفعلية، وأيام التوفر = فترة التحليل − أيام النفاد، بحد أدنى يوم واحد. هذا يمنع خفض الاستهلاك بسبب أيام الانقطاع.
ما الفرق بين أولوية 1 وأولوية 2؟
أولوية 1 صنف نافد بلا رصيد في أي فرع آخر وعليه طلب نشط، فيحتاج أمر شراء فوري. أولوية 2 صنف نافد في مخزن ومتوفر في مخزن آخر، فيُغطى بتحويل مخزني بدل الشراء.
كيف يظهر البديل المقترح؟
عند اختيار مخزن محدد في الفلتر، يفحص البرنامج أرصدة باقي المخازن آليًا، ويعرض في عمود البديل المقترح الفرع الأعلى رصيدًا مع الكمية المتوفرة.
لماذا تظهر أصناف لم يتم تخزينها أبدًا؟
لا تظهر ضمن النافد. تُعرض في خيار مستقل لنطاق العرض اسمه الأصناف التي لم تُخزَّن من قبل، حتى لا تختلط بالأصناف التي كان لها رصيد ثم نفدت.
هل يأخذ التقرير أوامر الشراء المفتوحة في الحسبان؟
نعم، يعرض عمود أوامر الشراء وكارت التوريدات المنتظرة للأوامر المفتوحة التي لم تُستلم بعد.
ما الفرق بينه وبين تقرير أثر نفاد الصنف على المبيعات؟
تحليل النفاد وإعادة التوريد يتعامل مع الأصناف التي نفدت بالفعل ويحدد الإجراء لكل منها. أما تقرير أثر النفاد فيتوقع النفاد القادم، ويحسب المبيعات والربح المعرضين للفقد بالقيمة.
اقرأ أيضًا
أحدث التعليقات