صاحب صيدلية كبيرة يطلب البضاعة من مندوبي الشركات بالتليفون. مندوب إحدى الشركات وعده بخصم إضافي 5% على طلبية كبيرة من مكملات غذائية. وصلت الشحنة بعد أسبوع، واستلمها الصيدلي المناوب وأدخل فاتورة الشراء كما هي. بعد شهر، عند مراجعة حساب المورد، اكتشف صاحب الصيدلية أن الفاتورة بلا خصم إضافي، وأن الكمية زادت 40 علبة لم يطلبها أحد، وتاريخ صلاحيتها قريب.
لم يكن هناك أي مستند يقول ماذا طُلب، وبأي سعر، وبأي كمية. الصيدلي المناوب لم يكن لديه ما يطابق عليه. والمورد لم يكن ملزمًا بشيء مكتوب.
في هذا المقال نشرح شاشة أمر الشراء وطلبيات التوريد في برنامج الأفضل، وتقرير أمر الشراء الرسمي، وإعدادات طباعته بنموذجين، وكيف تبني منها دورة مشتريات مضبوطة.
- أمر الشراء يثبت مع المورد الأصناف والكميات والأسعار ومواعيد التسليم وشروط الدفع.
- لا يُنشئ أي قيد أو أثر مخزني، والأثر يبدأ مع فاتورة الشراء أو إذن الاستلام.
- الكمية المتبقية للتوريد = الكمية المطلوبة − الكميات المستلمة فعليًا.
- نموذج (أ) كامل بالأسعار للمورد والإدارة، ونموذج (ب) بدون أسعار لموظفي الاستلام.
- لا تستلم شحنة دون أمر شراء معتمد ومطابق لأصنافها.
ما هو أمر الشراء؟
بحسب دليل البرنامج، أمر الشراء (Purchase Order) هو طلب التوريد الرسمي المعتمد من إدارة المشتريات إلى الموردين والشركات الخارجية، لتوفير السلع أو المواد الخام وفقًا لاحتياجات الفروع ومستويات إعادة الطلب في المخازن.
ويحدد الدليل ثلاث وظائف لأمر الشراء:
- وثيقة تعاقد وتوريد: المستند الرسمي الذي يلزم المورد بتوفير البضاعة وفق الأسعار والشروط المعتمدة.
- منع الشراء العشوائي: ضمان مرور كل طلبات الشراء عبر دورة الموافقات الإدارية والمالية قبل إرسالها للمورد.
- مرجع الاستلام: المرجع الذي يعتمد عليه أمين المستودع لمطابقة الشحنة الواردة قبل قبولها وتفريغها.
ومن أين يأتي قرار الشراء نفسه؟ من تقارير الاحتياج: نقطة إعادة الطلب تخبرك متى تطلب، وخطة الشراء تقترح الكمية والميزانية. أمر الشراء هو تحويل هذا القرار إلى التزام مكتوب.
النموذجان: لماذا يُخفى السعر عن المخزن؟
من شاشة إعدادات تقرير أمر الشراء يمكن اختيار نموذج الطباعة وعدد النسخ:
| النموذج | ما يظهر فيه | لمن |
|---|---|---|
| نموذج أ (كامل البيانات) | الأصناف، والكميات، وأسعار الشراء الفردية، والإجمالي | المورد والإدارة المالية |
| نموذج ب (بدون سعر) | الأصناف والكميات فقط | عمال ومراقبو الاستلام المخزني |
يشرح الدليل الهدف: حجب أسعار الشراء وتكاليف الأصناف عن موظفي الاستلام لضمان جرد فعلي محايد. موظف الاستلام لا يحتاج أن يعرف السعر. يحتاج أن يعرف ماذا طُلب وكم، ليعدّ ما وصل. ويوصي الدليل بإرسال نسخة إضافية بنموذج (ب) إلى المستودع قبل وصول الشحنة، لإعداد مساحات التخزين والمطابقة البصرية.
ويمكن تحديد عدد النسخ المطبوعة تلقائيًا من 1 إلى 10. وتتطلب الشاشة صلاحية العرض وصلاحية الإضافة لحفظ التعديلات.
المعادلة الأساسية
الكمية المتبقية للتوريد = الكمية المطلوبة في أمر الشراء − إجمالي الكميات المستلمة فعليًا بأذون المخزن
هذه المعادلة تجيب عن أسئلة يومية: هل ورد المورد كل الطلبية؟ هل أطلب من مورد آخر أم أنتظر؟ هل الكمية التي في الطريق تكفي حتى لا أطلب مرة ثانية؟ ولأن أمر الشراء نفسه لا يغير الرصيد، فإن الكمية المتبقية هي «المخزون في الطريق» الذي يجب أن تأخذه في الاعتبار قبل أي طلب جديد.
مثال محلول: شحنة صيدلية
الأرقام بعملة محايدة. لنفترض أن صاحب الصيدلية بدأ يستخدم أمر الشراء.
الخطوة 1: أمر الشراء
| الصنف | الكمية | سعر الوحدة بعد الخصم | القيمة |
|---|---|---|---|
| مكمل فيتامين د (علبة) | 120 | 95 | 11,400 |
| مكمل أوميجا 3 (علبة) | 80 | 140 | 11,200 |
| مكمل حديد (علبة) | 60 | 70 | 4,200 |
| الإجمالي | 260 | 26,800 |
شروط التوريد في الأمر: الخصم الإضافي 5% محسوب في السعر، وصلاحية لا تقل عن 12 شهرًا من تاريخ التسليم، والتسليم خلال 7 أيام.
الخطوة 2: الاستلام
وصلت الشحنة، ومعها نسخة بنموذج (ب) عند الصيدلي المناوب. عدّ ما وصل:
| الصنف | المطلوب | الواصل | الفرق | الملاحظة |
|---|---|---|---|---|
| فيتامين د | 120 | 120 | 0 | مطابق |
| أوميجا 3 | 80 | 120 | 40+ | زيادة غير مطلوبة، صلاحية 5 أشهر |
| حديد | 60 | 40 | 20− | نقص |
الخطوة 3: القرار
- الـ40 علبة الزائدة من أوميجا 3 تُرفض، لأنها خارج الأمر وصلاحيتها أقل من الشرط المكتوب.
- يُستلم 120 فيتامين د و80 أوميجا 3 و40 حديد.
- الكمية المتبقية للتوريد من الحديد = 60 − 40 = 20، تبقى مفتوحة في الأمر.
- عند وصول فاتورة المورد، تُقارن أسعارها بأسعار الأمر. إذا جاءت بلا الخصم الإضافي، فالأمر المكتوب هو المرجع.
قيمة الاستلام = 120 × 95 + 80 × 140 + 40 × 70 = 11,400 + 11,200 + 2,800 = 25,400.
ما الذي تغير عن القصة الأولى؟ نفس المورد، ونفس الشحنة، ونفس الصيدلي المناوب. لكن هذه المرة كان عنده ورقة يطابق عليها.
تنبيه: يوصي دليل البرنامج صراحة بعدم استلام أي شحنة في المستودع دون أمر شراء معتمد ومطابق لأصناف الشحنة. الاستلام بلا أمر يعني أن المورد هو من يقرر ماذا تشتري.
كيف تقرأ متابعة أوامر الشراء؟
التقييم التالي استرشادي من الخبرة العملية:
| ما تراه | التقييم | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| الأوامر تُورد كاملة في مواعيدها | جيد | سجل ذلك في تقييم المورد. |
| توريد جزئي متكرر من نفس المورد | متابعة | راجع قدرته على الوفاء، وفكر في مورد بديل للأصناف الحرجة. |
| أمر تجاوز موعد التسليم بلا توريد | متابعة | اتصل بالمورد، أو ألغِ الأمر واطلب من غيره. |
| فاتورة شراء بسعر أعلى من الأمر | خطر | لا تعتمد الفاتورة قبل تسوية الفرق مع المورد. |
| استلامات بلا أمر شراء | خطر | أوقف الممارسة فورًا، وراجع صلاحيات الاستلام. |
لصاحب النشاط: دورة مشتريات مضبوطة
- لا شراء بالتليفون: الاتفاق الشفهي مع المندوب يتحول إلى أمر شراء مكتوب يُرسل له بالبريد قبل التوريد.
- فصل المهام: من يطلب لا يستلم، ومن يستلم لا يعتمد الفاتورة. هذا أبسط تطبيق للرقابة الداخلية، ونموذج (ب) يخدمه مباشرة.
- تاريخ إلغاء: يوصي الدليل بتحديد تاريخ إلغاء تلقائي للأمر إذا تأخر المورد. الأمر المفتوح للأبد يربكك عند الطلب التالي.
- اكتب الشروط النوعية: الصلاحية الدنيا، والتعبئة، والفحص. الشرط غير المكتوب لا يمكن رفض الشحنة على أساسه.
- قيّم الموردين بالأرقام: نسبة التوريد الكامل في الموعد مؤشر واضح، يدخل في تقييم مخاطر الموردين.
للمحاسب: أمر الشراء والدفاتر
- لا قيود: القيد يبدأ مع فاتورة الشراء: من حـ/ المخزون (أو المشتريات) إلى حـ/ المورد. أمر الشراء نفسه لا يمس أي حساب.
- المطابقة الثلاثية: قبل اعتماد فاتورة المورد للسداد، طابق ثلاثة مستندات: أمر الشراء (ماذا طلبنا وبكم)، وإذن الاستلام (ماذا وصل فعلًا)، وفاتورة المورد (ماذا يطالب). هذه ممارسة مهنية معروفة في الرقابة على المشتريات.
- الالتزامات المستقبلية: إجمالي أوامر الشراء المفتوحة يمثل مدفوعات متوقعة، يفيد إدراجه في توقع التدفقات النقدية.
- إذن الاستلام: عند وصول البضاعة قبل الفاتورة، يُسجل إذن استلام بالكميات الفعلية، وتُسجل الأسعار عند وصول الفاتورة، مع الحذر من ترك الوارد بسعر صفري.
قائمة فحص قبل إرسال أمر الشراء
قبل أن يخرج الأمر إلى المورد، راجع هذه النقاط. هي مستمدة من حقول الشاشة وتوصيات الدليل، ومن الخبرة العملية:
- هل الكمية مبنية على تقرير احتياج، أم على تقدير شخصي أو على حجم آخر طلبية؟
- هل خصمت من الاحتياج الكميات المتبقية في أوامر شراء سابقة لم تصل بعد؟
- هل السعر في الأمر هو السعر المتفق عليه فعلًا، شاملًا أي خصم إضافي وعد به المندوب؟
- هل موعد التسليم واقعي مقارنة بفترة توريد هذا المورد المعتادة؟
- هل المستودع المستهدف صحيح، وعنده مساحة للشحنة؟
- هل الشروط النوعية مكتوبة: الصلاحية، والتعبئة، والفحص، وحق الرفض؟
- هل مر الأمر بموافقة من يملك صلاحية الاعتماد إذا تجاوزت قيمته حدًا معينًا؟
دقيقتان في هذه القائمة توفران ساعات من الخلاف مع المورد بعد وصول الشحنة.
أخطاء شائعة في دورة المشتريات
- إدخال فاتورة المورد كما هي: دون الرجوع للأمر، فتمر الزيادات والأسعار المختلفة دون ملاحظة.
- أمر بلا موعد تسليم: لا يمكن قياس تأخير المورد، ولا معرفة متى تبحث عن بديل.
- طلب مكرر: الفرع يطلب صنفًا وفي الطريق أمر مفتوح لم يصل. تجاهل الكمية المتبقية للتوريد يؤدي إلى تكدس.
- نسخة واحدة بالأسعار للجميع: سعر الشراء يصل إلى المخزن والبائعين، ويُستخدم أحيانًا للتفاوض مع العملاء بأقل من الهامش المطلوب.
كيف تصدر أمر شراء في برنامج الأفضل
تسجيل أمر الشراء
- اختر المورد أو المصنع.
- حدد تاريخ الأمر وموعد الاستلام المتوقع.
- اختر المستودع المستهدف الذي ستُوجه إليه البضاعة.
- أدرج الأصناف والكميات المطلوبة والأسعار المعتمدة.
- اكتب شروط الدفع وفترة الفحص والاستلام.
- احفظ الأمر وأرسله للمورد بالبريد.
طباعة أمر الشراء وإعداداته
- من إعدادات تقرير أمر الشراء، اختر نموذج الطباعة: (أ) كامل البيانات أو (ب) بدون سعر، وحدد عدد النسخ، ثم احفظ.
- من تقرير أمر الشراء، أدخل رقم الأمر المطلوب واضغط (عرض) لمراجعة الشروط ومواعيد التسليم.
- اطبع الأمر أو صدّره PDF لإرساله للمورد.
نصائح حسب القطاع
- الصيدليات: اكتب الصلاحية الدنيا في كل أمر. هي الشرط الأهم الذي يحميك من بضاعة قريبة الانتهاء.
- قطع الغيار والمستوردون: فترات التوريد طويلة. تابع الكمية المتبقية لكل أمر حتى لا تطلب نفس القطعة مرتين.
- المصانع: أوامر شراء الخامات مرتبطة بخطة الإنتاج. التأخير في التوريد يعني توقف خط، فتابع المواعيد يوميًا.
- السوبر ماركت: الأصناف كثيرة والموردون كثيرون. نموذج (ب) عند الاستلام يمنع دخول بضاعة غير مطلوبة مع كل شحنة.
لا تستلم شحنة إلا بأمر شراء معتمد
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا.
أسئلة شائعة
هل أمر الشراء يُنشئ قيدًا محاسبيًا؟
لا. بحسب دليل البرنامج، أوامر الشراء مستندات تعاقدية ورقابية لا تُنشئ أي قيد مالي أو أثر مخزني إلا عند وصول البضاعة وتسجيلها بفاتورة شراء أو إذن استلام.
كيف أتابع الكمية التي لم يوردها المورد بعد؟
الكمية المتبقية للتوريد = الكمية المطلوبة في أمر الشراء − إجمالي الكميات المستلمة فعليًا بأذون المخزن. يظهر ذلك في متابعة أوامر الشراء المعلقة.
لماذا أطبع نسخة من أمر الشراء بدون أسعار؟
نموذج (ب) بدون أسعار مخصص لموظفي الاستلام المخزني، لحجب أسعار الشراء عنهم وضمان جرد ومطابقة محايدة للكميات الواردة.
هل يمكن تحويل أمر الشراء إلى فاتورة؟
نعم، يمكن تحويل أمر الشراء بنقرة إلى إذن استلام مخزني أو فاتورة شراء نهائية عند وصول الشحنة، مع بقاء نفس الأصناف والكميات المسجلة.
كم نسخة تُطبع من أمر الشراء؟
يمكن تحديد عدد النسخ الافتراضية من 1 إلى 10 في إعدادات تقرير أمر الشراء، فتُطبع تلقائيًا عند إصدار الأمر.
ماذا أفعل إذا تأخر المورد عن موعد التسليم؟
يوصي دليل البرنامج بتحديد تاريخ إلغاء تلقائي لأمر الشراء في حال تأخر المورد، ومتابعة الطلبيات المتأخرة والكميات التي لم تُورد بعد.
أحدث التعليقات