تقرير توقع اختلال توزيع المخزون بين المخازن: من أين تنقل، وإلى أين، وكم، ومتى؟

مدير فرع يتصل بالمشتريات: «الصنف خلص عندي والعملاء بيسألوا». المشتريات تصدر أمر توريد عاجل بسعر أعلى. وبعد أسبوعين يكتشف أمين مخزن آخر أن لديه نفس الصنف مكدسًا منذ شهور، لم يُبع منه إلا القليل.

هذا الموقف يحدث في كل منشأة لها أكثر من مخزن أو فرع، وضرره مزدوج: رأس مال مجمد في المخزن الذي فيه الفائض، ومبيعات ضائعة في المخزن الذي فيه العجز. وفوقهما أمر شراء لم يكن له داعٍ.

في هذا المقال نشرح تقرير توقع اختلال توزيع المخزون بين المخازن (اقتراح التحويل والتوقيت)، وهو من التقارير الجديدة في برنامج الأفضل. التقرير يقارن معدل السحب في كل مخزن على حدة بالرصيد المتاح فيه، ثم يطابق الفائض بالعجز ويقترح خطوط تحويل جاهزة: المصدر، والوجهة، والكمية، وتاريخ النفاد، وموعد التحويل.

ماذا يعرض التقرير؟

في أعلى الشاشة أربعة كروت: المبيعات المحمية من الفقد بفضل التحويل، وقيمة المخزون المحرر بالتكلفة، وعدد التحويلات العاجلة والحرجة، وعدد فرص موازنة المخزون مع عدد الأصناف المستفيدة. ثم صندوق التوصية الاستراتيجية، ثم جدول بخطوط التحويل: الصنف، ومن مخزن (المصدر) ورصيده والفائض المتاح، وإلى مخزن (الوجهة) ورصيده وسحبه اليومي، وتاريخ النفاد، وكمية التحويل، والتكلفة، وقيمة التحويل، والمبيعات المحمية.

في الصورة تشغيل بأفق 30 يومًا: 80 فرصة تحويل تشمل 49 صنفًا، منها 76 تحويلًا عاجلًا وحرجًا. التحويل يحمي مبيعات بنحو 54 ألف ريال بهامش 10.2%، ويحرر مخزونًا راكدًا قيمته بالتكلفة نحو 48.6 ألف ريال. ويظهر في الجدول مثلًا أن «مخزن البضاعة الراكدة» لديه رصيد كبير من صنف ينفد في «معرض الأجهزة الكهربائية».

المعادلات والمنطق التنبؤي

المهم في هذا المنطق أن كل مخزن يُقاس بسحبه هو. صنف يُعتبر فائضًا في مخزن بطيء قد يكون عجزًا في فرع نشط، رغم أن الرصيد الإجمالي للشركة يبدو كافيًا.

مثال محلول: صنف واحد ومخزنان

شركة أجهزة كهربائية لها مخزن رئيسي ومعرض بيع. أفق الموازنة 30 يومًا. متوسط تكلفة الصنف 150 جنيهًا، ومتوسط سعر بيعه 200 جنيه.

– كمية التحويل المقترحة = الأصغر من (600، 730) = 600 قطعة

– قيمة التحويل بالتكلفة = 600 × 150 = 90,000 جنيه مخزون محرر من الركود

– المبيعات المحمية = 600 × 200 = 120,000 جنيه

– الهامش المحمي = 120,000 − 90,000 = 30,000 جنيه

– مستوى الإلحاح: التغطية في المعرض أقل من 3 أيام، إذن حرج للغاية: إذن تحويل خلال 24 ساعة.

بعد التحويل يبقى عجز 130 قطعة في المعرض. هنا فقط يكون أمر الشراء الخارجي مبررًا، وبكمية 130 لا 750. لو أُصدر أمر الشراء دون فحص التقرير، لاشترت الشركة 750 قطعة بينما لديها 600 في مخزنها.

مستويات الإلحاح وتوقيت التحويل

والصفوف المظللة بالأحمر الفاتح في الجدول هي التحويلات الحرجة.

لصاحب النشاط: قرارات يحسمها التقرير

• لا أمر شراء قبل المطابقة: اجعلها قاعدة: أي طلب شراء لمخزن يُطابق أولًا مع هذا التقرير. إذا كان الصنف فائضًا في مخزن آخر، يُلغى الأمر أو يُخفّض.
• رحلة واحدة لكل زوج مخازن: رتب التقرير حسب مخزن المصدر والوجهة، واجمع كل الأصناف بين نفس المخزنين في رحلة سيارة واحدة. هذا يخفض تكلفة الوقود والتشغيل.
• حد أدنى للكمية: استبعد الكميات الهامشية التي لا تستحق تكلفة النقل، مثل أقل من 5 وحدات.
• سبب الاختلال: إذا تكرر الفائض في نفس المخزن لنفس الأصناف، فالمشكلة في توزيع المشتريات الأصلي، لا في التحويل.
• دوران أعلى بنفس المخزون: نقل البضاعة من المخزن البطيء إلى النشط يرفع معدل دوران المخزون ويقصر دورة تحويل النقد بدون شراء قطعة إضافية.

للمحاسب وأمين المخازن: شروط دقة الاقتراحات

• المبيعات مسجلة على المخزن الصحيح: معدل السحب يُحسب لكل مخزن. فاتورة تخرج من مخزن وتُسجل على آخر تقلب النتيجة.
• التحويلات مسجلة بإذن تحويل: نقل البضاعة دون إذن تحويل بين المخازن يجعل أرصدة المخازن غير حقيقية.
• فترة الدراسة: الافتراضي 60 يومًا لامتصاص التذبذبات. في الأصناف الموسمية جرّب 90 أو 180 يومًا.
• مخزن لا يبيع: المخزن الرئيسي الذي لا يبيع مباشرة سحبه صفر، فيظهر كل رصيده فائضًا. هذا صحيح إذا كان دوره التوزيع على الفروع.
• التكلفة: قيمة المخزون المحرر بمتوسط التكلفة. راجع أرصدة المستودعات وتصحيح التكلفة إذا بدت القيم غير منطقية.

كيف تستخرج التقرير في برنامج الأفضل

1. افتح دعم اتخاذ القرار، ثم تقارير التوقع الاستباقي، ثم المخازن، واختر تقرير توقع اختلال توزيع المخزون بين المخازن.
2. اختر مخزن المصدر ومخزن الوجهة، أو اترك «كل المخازن» ليفحص البرنامج كل الأزواج.
3. حدد أفق التوقع (15 أو 30 أو 45 أو 60 أو 90 يومًا، والافتراضي 30) وفترة الأساس لحساب معدل السحب.
4. أدخل أدنى كمية للتحويل، واختر نطاق العرض (الكل، أو العاجل والحرج فقط، أو الحرج فقط) والترتيب (المبيعات المحمية، أو قيمة التحويل، أو الأولوية).
5. اضغط عرض التقرير، واستخدم البحث السريع أسفل الشاشة للوصول إلى أي صنف أو مخزن دون إعادة الاستعلام.
6. اضغط طباعة تقرير للمعاينة والتصدير إلى PDF أو Excel، ثم أصدر أذون التحويل.

نصائح حسب نوع النشاط

• سلاسل التجزئة والسوبر ماركت: فروع في أحياء مختلفة تبيع أصنافًا مختلفة. شغّل التقرير أسبوعيًا بأفق 15 يومًا.
• الأجهزة الكهربائية: معارض العرض تحتاج القطع المعروضة متوفرة دائمًا. ركز على نطاق «العاجل والحرج».
• قطع الغيار: أصناف كثيرة وحركة متفرقة. استخدم فترة دراسة 180 يومًا وحدًا أدنى للكمية.
• التوزيع بسيارات: إذا كانت سيارات المندوبين مسجلة كمخازن، يكشف التقرير السيارة التي تحمل صنفًا لا يُباع في خط سيرها.
• مواد البناء: النقل مكلف لثقل البضاعة. احسب تكلفة النقل مقابل الهامش المحمي قبل التحويل.

أخطاء شائعة

• إصدار أمر شراء لمخزن قبل فحص المخازن الأخرى: أشهر خطأ يعالجه التقرير.
• تحويل الكمية كلها لمجرد وجود فائض: التقرير يقترح الأصغر من الفائض والعجز. لا تنقل أكثر مما يُباع في الأفق.
• تجاهل تكلفة النقل: تحويل 3 وحدات بين مدينتين قد يكلف أكثر من هامشها.
• فترة دراسة قصيرة جدًا: أسبوع واحد بمبيعات استثنائية يخلق عجزًا وهميًا.
• نقل البضاعة دون إذن تحويل: يفسد أرصدة المخازن ونتائج التقرير التالي.

روتين أسبوعي لموازنة المخزون

1. شغّل التقرير بنطاق «العاجل والحرج» ونفذ التحويلات الحرجة خلال 24 ساعة.
2. رتب الباقي حسب المصدر والوجهة وجمّعه في رحلات النقل الأسبوعية.
3. قبل اعتماد أي أمر شراء، ابحث عن الصنف في التقرير.
4. راجع شهريًا المخازن التي يتكرر فيها الفائض، وعدّل توزيع المشتريات.
5. تابع أثر التحويلات على المخزون الراكد وبطيء الحركة.

أسئلة شائعة

اقرأ أيضًا

• نقل المخزون وإعادة الموازنة بين الفروع
• توقع المخزون الراكد وبطيء الحركة
• توقع أثر نفاد الصنف على المبيعات
• مبيعات الأصناف على مستوى المخزن
• تقارير برنامج الأفضل