شركة صيانة أنظمة مراقبة لديها عقد سنوي مع مجمع إداري بقيمة ثابتة. في نهاية السنة يطلب العميل تخفيض قيمة التجديد: «الزيارات كانت قليلة». والشركة تشعر أن العكس صحيح، لكنها لا تملك كشفًا واضحًا بكل الزيارات والأعمال المنفذة خلال السنة.
وفي حالة أخرى، عميل يرفض سداد فاتورة خدمات مجمعة لأنه «لا يعرف تفاصيلها».
الحالتان تحلهما ورقة واحدة: كشف بكل الخدمات المنفذة للعميل، بتاريخها وقيمتها. في هذا المقال نشرح تقرير حركة العملاء على الخدمات في برنامج الأفضل، بنموذجيه: (أ) لعميل محدد بكل حركة، و(ب) ملخصًا لكل خدمة على مستوى العملاء أو المجموعة.
باختصار
- النموذج (أ): لعميل محدد: كود الخدمة، واسمها، والتاريخ، والكمية المباعة، وإجمالي سعر البيع، والكمية المرتجعة، وإجمالي سعر المرتجع، ثم إجمالي قيمة البيع.
- النموذج (ب): سطر لكل خدمة: الكمية المباعة، وإجمالي سعر البيع، والكمية المرتجعة، وإجمالي المرتجع، والإجمالي الصافي.
- إجمالي إيراد خدمات المجموعة = مجموع قيم فواتير الخدمات المنفذة لمجموعة العملاء.
- يفيد كـ مرفق للمطالبات المالية، وفي متابعة عقود الصيانة وساعات الدعم المستهلكة.
- يكشف الخدمات ذات المرتجعات المرتفعة، أي الأعمال التي أُلغيت أو أعيدت قيمتها.
ماذا يعرض التقرير؟
النموذج (أ) يبدأ برأس فيه العميل، والفترة، ومندوب البيع، ومجموعة العملاء، ثم جدول الخدمات المنفذة للعميل، وفي آخره إجمالي قيمة البيع. وعند تشغيله لأكثر من عميل يظهر فهرس العملاء على يسار المعاينة.
النموذج (ب) يلخص الخدمات على مستوى العملاء أو مجموعة عملاء، فيعطيك حجم كل خدمة ومرتجعها.
في الصورة الثانية رقم لافت: «تركيب كاميرات» بيع منه 1,991 عملية بقيمة 1,320,852.49، ورجع منه 66 عملية بقيمة 232,819.80، فالصافي 1,088,032.70. أي أن نحو 17.6% من قيمة التركيبات رجعت، رغم أن عدد العمليات المرتجعة 3.3% فقط. المرتجعات هنا عمليات كبيرة القيمة، وتستحق مراجعة.
المعادلات
| المؤشر | المعادلة | المصدر |
|---|---|---|
| إجمالي إيراد خدمات المجموعة | مجموع قيم فواتير الخدمات المنفذة لمجموعة العملاء | دليل البرنامج |
| إجمالي رسوم الخدمات المنفذة | مجموع (ساعات العمل × أجر الساعة) + قطع الغيار المستهلكة | دليل البرنامج |
| صافي الخدمة | إجمالي سعر البيع − إجمالي المرتجع | التقرير |
| نسبة المرتجع بالقيمة % | إجمالي المرتجع ÷ إجمالي سعر البيع × 100 | إرشاد تحليلي |
| ربحية العقد المقطوع | قيمة العقد − تكلفة الزيارات والأعمال المنفذة فعليًا | إرشاد تحليلي |
تحقق من الصورة: 232,819.80 ÷ 1,320,852.49 = 17.6%، و66 ÷ 1,991 = 3.3%.
مثال محلول: هل عقد الصيانة السنوي مربح؟
عقد صيانة سنوي مع مجمع إداري بقيمة 60,000 جنيه. لم تُفوتر الزيارات بندًا بندًا، لكن الشركة سجلتها كخدمات بقيمة صفرية أو بسعرها المرجعي في فواتير الخدمات. النموذج (أ) للعميل على السنة أظهر:
| الخدمة | العدد | السعر المرجعي | القيمة المرجعية | تكلفة التنفيذ التقديرية |
|---|---|---|---|---|
| زيارة صيانة دورية | 24 | 1,200 | 28,800 | 400 للزيارة = 9,600 |
| إصلاح عطل طارئ | 30 | 1,500 | 45,000 | 600 للإصلاح = 18,000 |
| إعادة برمجة | 10 | 500 | 5,000 | 150 = 1,500 |
| الإجمالي | 64 | | 78,800 | 29,100 |
الحسابات: القيمة المرجعية للأعمال = 28,800 + 45,000 + 5,000 = 78,800. وتكلفة التنفيذ = 9,600 + 18,000 + 1,500 = 29,100.
القراءة: لو دفع العميل بالخدمة، لكانت فاتورته 78,800، أي أكثر من قيمة العقد بـ 18,800. هذه هي حجتك أمام طلب التخفيض: العقد وفر عليه 24% تقريبًا. وفي نفس الوقت، ربحك من العقد = 60,000 − 29,100 = 30,900، أي هامش 51.5%. العقد مربح للطرفين. وتلاحظ أن الأعطال الطارئة (30) أكثر من الزيارات الدورية (24)، فزيادة الدورية قد تقلل الطارئة وتكلفتها.
كيف تستخدم التقرير؟
| الموقف | النموذج | ما تفعله |
|---|---|---|
| مطالبة عميل بأتعاب | (أ) للعميل والفترة | أرفقه مع الفاتورة كتفصيل للأعمال المنفذة |
| تجديد عقد صيانة | (أ) لسنة العقد | قارن قيمة الأعمال بقيمة العقد |
| مرتجعات خدمات مرتفعة | (ب) على كل العملاء | ابحث عن الخدمات الأعلى مرتجعًا |
| تقييم شريحة عملاء | (ب) لمجموعة العملاء | حجم كل خدمة لهذه الشريحة |
| باقات ساعات دعم | (أ) للعميل | الساعات المستهلكة والمتبقية من الباقة |
لصاحب النشاط: الخدمة الموثقة تُدفع
- كشف شهري مع الفاتورة: أرفق النموذج (أ) مع فواتير الخدمات الدورية. العميل يدفع أسرع عندما يرى التفاصيل.
- سجل كل زيارة: حتى الزيارات المشمولة بالعقد سجلها كخدمة. بدون تسجيل، لا يوجد دليل على العمل.
- مرتجعات الخدمات: نسبة مرتجع عالية بالقيمة تعني إلغاء أعمال كبيرة أو خلافات. راجع أسبابها.
- التسعير: قارن بقيمة العقود في أداء الخدمات، وبالتحليل البياني في مبيعات الخدمات حسب مجموعة العملاء.
- التكلفة: إذا كانت بعض الخدمات تنفذها جهات خارجية، فقارن بـ مشتريات الخدمات على مستوى المورد.
للمحاسب: شروط دقة التقرير
- الخدمات في فاتورة خدمات: كل خدمة منفذة تُسجل في فاتورة خدمات باسم العميل، حتى المشمولة بالعقد.
- مرتجع الخدمة بمستنده: إلغاء عمل أو رد قيمته يُسجل كمرتجع خدمة على نفس العميل.
- العقود المقطوعة: يمكن تسجيل العقد كخدمة اشتراك، وتسجيل الزيارات كخدمات بسعر صفري أو مرجعي، حسب سياستك المحاسبية.
- تاريخ التنفيذ: سجل الفاتورة بتاريخ تنفيذ الخدمة، حتى يكون الكشف دقيقًا زمنيًا.
- وحدة الخدمة: زيارة أو ساعة. ثبتها لكل خدمة.
كيف تستخرج التقرير في برنامج الأفضل
- افتح تقارير المبيعات، واختر تقرير حركة العملاء على الخدمات – نموذج (أ) أو نموذج (ب).
- حدد العميل أو مجموعة العملاء، والفترة.
- اختياريًا: حدد الخدمة ومندوب البيع.
- اضغط عرض التقرير.
- في النموذج (أ) لعدة عملاء، تنقل بينهم من الفهرس على يسار المعاينة.
- اطبع الكشف أو صدّره إلى PDF لإرفاقه بالمطالبة.
نصائح حسب النشاط
- الصيانة والتشغيل: كشف شهري لكل عميل عقد. مفيد في التجديد والتحصيل.
- الدعم الفني والبرمجيات: تابع ساعات الدعم المستهلكة لكل عميل في باقة سنوية.
- الاستشارات: الكشف التفصيلي يبرر الأتعاب ويقلل النزاعات.
- التركيبات: المرتجعات الكبيرة غالبًا مشاريع ألغيت. افصلها عن مرتجعات الخدمات الصغيرة.
أخطاء شائعة
- عدم تسجيل الزيارات المشمولة بالعقد: تفقد دليل العمل المنفذ.
- فاتورة خدمات مجمعة بلا تفاصيل: تؤخر السداد.
- الحكم على المرتجعات بالعدد: النسبة بالقيمة قد تكون أكبر بكثير.
- تجديد العقود دون مراجعة الأعمال الفعلية: قد تبيع بأقل من التكلفة.
روتين شهري لعملاء الخدمات
- في نهاية الشهر، شغّل النموذج (أ) لكل عميل عقد خدمة.
- أرفق الكشف مع فاتورة الخدمات أو مطالبة العقد.
- قارن قيمة الأعمال المنفذة بقيمة العقد لكل عميل.
- شغّل النموذج (ب) على كل العملاء، وراجع الخدمات ذات المرتجع المرتفع.
- قبل تجديد أي عقد، راجع كشف السنة كاملة.
جهز كشفًا بكل الأعمال المنفذة لعميلك قبل أن يسألك عنه
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا، واستخرج هذا التقرير من بياناتك الحقيقية.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين النموذج (أ) والنموذج (ب)؟
النموذج (أ) يعرض لعميل محدد كل خدمة منفذة بتاريخها وكميتها وقيمتها والمرتجع منها. والنموذج (ب) يلخص الخدمات على مستوى العملاء أو مجموعة عملاء، في سطر لكل خدمة.
هل يمكن استخدام التقرير كمرفق لفاتورة؟
نعم. يوصي الدليل بإرفاقه مع فواتير الخدمات الدورية لتوضيح أوجه استحقاق الأتعاب.
كيف أتابع عقد صيانة مقطوع؟
سجل كل زيارة أو عمل منفذ كخدمة للعميل، ثم شغّل النموذج (أ) لفترة العقد وقارن قيمة الأعمال وتكلفتها بقيمة العقد.
ما معنى الكمية المرتجعة في الخدمات؟
عدد الخدمات التي أُلغيت أو رُدت قيمتها للعميل بمستند مرتجع خدمة.
هل يعرض التقرير الأصناف أيضًا؟
لا، هو للخدمات فقط. للأصناف استخدم تقرير حركة العملاء على الأصناف.
هل يمكن تشغيله لمجموعة عملاء؟
نعم، والنموذج (ب) مناسب لتحليل حركة مجموعة عملاء على الخدمات.
اقرأ أيضًا
أحدث التعليقات