شركة مواد غذائية في الصعيد تشتري من موردين في عشر مدن مختلفة. عندما سُئل مدير المشتريات عن أهم مصادر التوريد، ذكر ثلاث مدن بثقة. لكن الخريطة أظهرت أن مدينة واحدة لم يذكرها تمثل نحو 30% من قيمة المشتريات، لأنها تضم موردين كبيرين لأصناف أساسية يتعامل معهما قسم آخر. كل الإنفاق موزع على أقسام، ولا أحد يرى الصورة الجغرافية كاملة.
والخريطة الثانية، خريطة مرتجعات المشتريات، أظهرت شيئًا آخر: مدينة توريد واحدة تأتي منها أغلب البضاعة المرتجعة للموردين، لأن الشحنات تقطع مسافة طويلة في طرق سيئة.
في هذا المقال نشرح شاشتي التوزيع الجغرافي للمشتريات والتوزيع الجغرافي لمرتجعات المشتريات في برنامج الأفضل: ماذا تعرضان، وكيف تقرأ التدرج اللوني والنسب، وكيف تتخذ منهما قرارات التوريد.
باختصار
- خريطة المشتريات تعرض المدن حسب قيمة المشتريات منها، مع جدول بعدد الفواتير، وإجمالي المبلغ، والنسبة المئوية، والتقييم.
- التدرج اللوني: مرتفع (60 إلى 100%) أخضر، ومتوسط (30 إلى 60%) برتقالي، ومنخفض (0 إلى 30%) أحمر.
- عند الوقوف على مدينة يظهر ملخصها: إجمالي المشتريات، وعدد الفواتير، ونسبة المشتريات، والتقييم.
- الفلاتر: السنة المالية أو فترة محددة، ومركز التكلفة، والمخزن، ومجموعة الصنف، والصنف، وأساس حساب المعدل.
- خريطة مرتجعات المشتريات تطبق نفس الفكرة على ما ترجعه للموردين.
ماذا تعرض خريطة التوزيع الجغرافي للمشتريات؟
الشاشة من مجموعة التوزيع الجغرافي للمشتريات. تجمع فواتير الشراء حسب المدينة، وتضع على كل مدينة علامة مرقمة وملونة. وبحسب الدليل، تهدف شاشات التوزيع الجغرافي للمبيعات والمشتريات إلى مقارنة النشاط التجاري مكانيًا وزمنيًا، وربطه بمراكز التكلفة والمخازن، وتتبع تغير أنماط الشراء عبر السنوات.
لاحظ في الصورة أن مدينة واحدة تمثل 29.7% من المشتريات بـ 57 فاتورة، وأن مدينة أخرى بها 168 فاتورة لكن نسبتها 10% فقط. عدد الفواتير الكبير بقيم صغيرة نمط يستحق المراجعة.
المؤشرات وطريقة الحساب
| المؤشر | طريقة الحساب | المصدر |
|---|---|---|
| إجمالي مشتريات المدينة | مجموع قيمة فواتير الشراء من المدينة في الفترة | جدول الشاشة |
| النسبة المئوية % | (مشتريات المدينة ÷ إجمالي المشتريات في كل المدن) × 100 | جدول الشاشة |
| متوسط الفاتورة | مشتريات المدينة ÷ عدد الفواتير | إرشاد تحليلي |
| معدل المرتجع للمدينة % | (مرتجعات المشتريات للمدينة ÷ مشترياتها) × 100 | إرشاد تحليلي، من الخريطتين معًا |
متوسط الفاتورة يكشف أسلوب الشراء. مدينة بمتوسط فاتورة صغير جدًا تعني طلبيات كثيرة متفرقة، وكل طلبية لها تكلفة نقل ومتابعة.
مثال محلول: مدينتان بنفس الأهمية وأسلوبين مختلفين
افترض أن الخريطتين أظهرتا لسنة كاملة إجمالي مشتريات 7,000,000 جنيه:
| المدينة | فواتير الشراء | المشتريات | النسبة | متوسط الفاتورة | مرتجعات المشتريات | معدل المرتجع |
|---|---|---|---|---|---|---|
| المدينة أ | 57 | 2,080,000 | 29.7% | 36,491 | 41,600 | 2.0% |
| المدينة ب | 168 | 700,000 | 10.0% | 4,167 | 84,000 | 12.0% |
| المدينة ج | 90 | 1,480,000 | 21.1% | 16,444 | 29,600 | 2.0% |
المدينة أ: أكبر مصدر توريد، بفواتير كبيرة ومرتجع منخفض. علاقة توريد ناضجة.
المدينة ب: 168 فاتورة بمتوسط 4,167 جنيه فقط، ومعدل مرتجع 12%. لو كانت تكلفة نقل كل طلبية 600 جنيه في المتوسط، فتكلفة النقل السنوية = 168 × 600 = 100,800 جنيه، أي 14.4% من قيمة المشتريات من هذه المدينة. ومع المرتجعات، التكلفة الحقيقية لهذه المدينة أعلى بكثير من فاتورتها.
القرار للمدينة ب: جمع الطلبيات في شحنة أسبوعية بدلًا من شحنات متفرقة. لو أصبحت 52 طلبية في السنة، فتكلفة النقل تنخفض إلى 52 × 600 = 31,200 جنيه، والوفر 69,600 جنيه. وفي نفس الوقت، راجع سبب المرتجعات: هل هي تلف في النقل بسبب الشحنات الصغيرة غير المحمية؟
كيف تقرأ الخريطتين؟
| ما تراه | المعنى | القرار |
|---|---|---|
| مدينة خضراء بفواتير قليلة كبيرة | مصدر توريد رئيسي منظم | احمِ العلاقة وفاوض على عقد سنوي |
| مدينة بفواتير كثيرة وقيمة صغيرة | شراء متفرق | اجمع الطلبيات لتقليل النقل |
| أغلب المشتريات من مدينة واحدة | تركز جغرافي | مورد بديل في مدينة أخرى |
| مدينة تظهر في خريطة المرتجعات بقوة | مشكلة جودة أو نقل | راجع المورد وطريقة الشحن |
| تغير توزيع المدن بين سنتين | تحول في مصادر التوريد | تأكد أنه مقصود ومحسوب |
لصاحب النشاط: قرارات جغرافيا التوريد
- الصورة الكاملة: الخريطة تجمع مشتريات كل الأقسام والمخازن. استخدمها في اجتماع المشتريات السنوي لترى الإنفاق كما هو.
- التكلفة الواصلة: قيمة الفاتورة ليست تكلفة البضاعة. أضف النقل والمرتجعات. راجع مشتريات الأصناف على مستوى المحافظة والدولة.
- التركز: إذا تعطل التوريد من المدينة الأولى، هل يمكن تغطيته من غيرها؟ راجع مخاطر تركز الموردين.
- الفلترة بالصنف: اختر صنفًا أساسيًا لترى من أين تشتريه بالضبط، وهل له أكثر من مصدر.
- المرتجعات للموردين: خريطة مرتجعات المشتريات تخبرك أي مصدر يسبب أكبر عبء إرجاع. هذه نقطة تفاوض مع موردي هذه المدينة.
للمحاسب: لتكون الخريطة دقيقة
- مدينة المورد: الخريطة تعتمد على بيانات المدينة والمحافظة المسجلة للموردين. سجلها من القائمة الموحدة لكل مورد.
- مركز التكلفة والمخزن: يمكن فلترة الخريطة بهما. هذا مفيد لمعرفة مصادر توريد فرع أو مشروع معين، بشرط تسجيلهما في فواتير الشراء.
- المرتجعات في فترتها: مرتجع لفاتورة قديمة يرفع معدل مرتجع المدينة في الفترة الحالية.
- المورد متعدد الفروع: مورد له فروع في مدن مختلفة ومسجل ببطاقة واحدة تُنسب كل مشترياته لمدينة واحدة.
- العملة: القيم بالعملة الأساسية للبرنامج، وتظهر في الجدول مع رمزها.
كيف تفتح الشاشتين في برنامج الأفضل
- افتح قائمة دعم اتخاذ القرار، ثم التوزيع الجغرافي، ثم المشتريات، واختر توزيع المشتريات.
- اختر السنة المالية، أو فعّل تحديد فترة من تاريخ إلى تاريخ.
- حدد الفلاتر عند الحاجة: مركز التكلفة، والمخزن، ومجموعة الصنف، والصنف.
- اختر حساب المعدل حسب، ثم اضغط تحديث. قف على أي مدينة لعرض ملخصها، واضغط طباعة لحفظ التقرير.
- لمرتجعات المشتريات، اختر توزيع مرتجعات المشتريات من نفس القائمة، وطبق نفس الفلاتر والفترة.
نصيحة: هذه الخريطة تعرض أين تنفق. لرؤية أين يوجد مورّدوك أنفسهم، بما فيهم من لم تشترِ منهم هذا العام، راجع التوزيع الجغرافي للموردين.
نصائح حسب النشاط
- التوزيع الغذائي: الموردون في المدن الكبرى، والفروع في المحافظات. الخريطة توضح المسافة التي تقطعها كل بضاعة.
- مواد البناء: النقل الثقيل يجعل مدينة المورد عاملًا حاسمًا في التكلفة.
- الأجهزة المستوردة: الوكلاء في القاهرة والإسكندرية غالبًا. التركز الجغرافي هنا طبيعي، والحماية تكون بأكثر من وكيل.
- المصانع: خامات من مدينة واحدة تعني أن أي أزمة محلية تصل إلى خط إنتاجك.
- الأدوية: موزعون إقليميون في كل منطقة. الخريطة توضح هل تستفيد من القريب أم تشتري كل شيء من بعيد.
أخطاء شائعة
- قراءة النسبة كجودة: المدينة الأعلى مشتريات ليست بالضرورة الأفضل.
- فواتير كثيرة صغيرة: تكلفة النقل والمتابعة لا تظهر في الفاتورة.
- إهمال خريطة المرتجعات: نصف القصة في البضاعة التي تعود.
- بيانات موردين ناقصة: تجعل جزءًا من الإنفاق بلا عنوان.
روتين ربع سنوي
- افتح خريطة المشتريات على آخر ربع، وسجل أعلى خمس مدن.
- احسب متوسط الفاتورة لكل منها، وحدد المدن ذات الفواتير الكثيرة الصغيرة.
- افتح خريطة مرتجعات المشتريات لنفس الفترة، وقارن.
- حدد مدينة واحدة لتجميع طلبياتها، ومدينة واحدة لمراجعة جودة مورديها.
- قارن النتيجة بالربع التالي.
اعرف من أين تأتي بضاعتك، وأين تعود
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا، واستخرج هذا التقرير من بياناتك الحقيقية.
أسئلة شائعة
ماذا تعني النسبة المئوية في جدول الخريطة؟
نصيب المدينة من إجمالي قيمة المشتريات في كل المدن خلال الفترة المختارة.
ما معنى ألوان العلامات؟
الأخضر للمشتريات المرتفعة (60 إلى 100%)، والبرتقالي للمتوسطة (30 إلى 60%)، والأحمر للقليلة (0 إلى 30%)، كما يظهر في مفتاح الألوان أعلى الشاشة.
هل توجد خريطة لمرتجعات المشتريات؟
نعم، شاشة «توزيع مرتجعات المشتريات» ضمن التوزيع الجغرافي للمشتريات، وتعرض المدن حسب قيمة البضاعة المرتجعة للموردين.
كيف أعرف من أين أشتري صنفًا معينًا؟
اختر الصنف من فلتر الصنف في الشاشة، ثم اضغط تحديث. ستظهر المدن التي اشتريت منها هذا الصنف ونصيب كل منها.
هل يمكن عرض مشتريات مخزن معين على الخريطة؟
نعم، الشاشة تحتوي على فلتر للمخزن ولمركز التكلفة، فتعرف مصادر توريد فرع أو مشروع محدد.
هل تشمل الخريطة مشتريات الخدمات؟
الخريطة تعرض فواتير المشتريات حسب الفلاتر المختارة. لتحليل الخدمات المشتراة تحديدًا، استخدم تقارير مشتريات الخدمات حسب المنطقة.
اقرأ أيضًا
أحدث التعليقات