أوامر البيع وحجز المخزون: كيف تمنع بيع البضاعة المحجوزة لعميل آخر

تاجر جملة أدوات كهربائية اتفق صباحًا مع مقاول على توريد 200 لفة سلك نحاس تُسلم بعد يومين. لم يسجل شيئًا في البرنامج، لأن الفاتورة «ستُعمل يوم التسليم». بعد الظهر جاء عميل قطاعي وطلب 120 لفة من نفس المقاس، فباعها البائع الآخر بلا تردد، لأن البرنامج يقول إن الرصيد 250. يوم التسليم وجد التاجر 130 لفة فقط، واضطر للشراء من منافس بسعر أعلى ليحفظ وعده للمقاول.

المشكلة لم تكن في البائع الثاني. البرنامج أخبره بالحقيقة: الرصيد الفعلي 250. ما لم يخبره به أحد أن 200 منها محجوزة. هذه بالضبط الفجوة التي يغطيها أمر البيع.

في هذا المقال نشرح شاشة أمر البيع وحجز كميات البضاعة في برنامج الأفضل، وتقرير أوامر البيع وطلبيات العملاء، والفرق بين الرصيد الفعلي والرصيد المتاح للبيع، مع مثال محلول للتسليم الجزئي.

ما هو أمر البيع؟

بحسب دليل البرنامج، أمر البيع (Sales Order) اتفاق رسمي بين المنشأة والعميل لتوريد كميات محددة من بضاعة بأسعار وتواريخ متفق عليها. وتُستخدم الشاشة لتثبيت طلبية العميل المعتمدة، وتجهيز البضاعة، وحجز الكميات المطلوبة في المستودع لمنع بيعها لعميل آخر، تمهيدًا للشحن أو إصدار الفاتورة النهائية.

ويذكر الدليل ثلاث مزايا تشغيلية:

• حجز المخزون (Reserved Stock): تجميد الكمية المطلوبة من الرصيد المتاح للبيع، مع بقائها في الرصيد الفعلي للمخزن.
• متابعة أوامر التجهيز والتسليم: التنسيق بين قسم المبيعات وأمناء المستودعات لتجهيز وتعبئة البضاعة.
• التحويل الجزئي أو الكلي: إصدار فواتير بيع متعددة مجزأة على دفعات تسليم لنفس أمر البيع.

وأمر البيع يأتي عادة بعد عرض السعر. العرض اقتراح لا يلزم أحدًا، والأمر اتفاق يحجز البضاعة. والفاتورة هي التي تنفذ الاتفاق.

المعادلات التي يقوم عليها أمر البيع

الفرق بين الرصيدين هو جوهر الموضوع. الرصيد الفعلي يخبرك بما على الرفوف، ويُستخدم في الجرد والتقييم. الرصيد المتاح يخبرك بما يمكنك بيعه الآن دون الإخلال بوعد سابق. ولمزيد من التفصيل في حدود الأمان والمتاح للبيع، راجع أرصدة المستودعات.

مثال محلول: طلبية مقاول على ثلاث دفعات

الأرقام بعملة محايدة. نعود لتاجر الأدوات الكهربائية، لكن هذه المرة سجّل أمر البيع.

الخطوة 1: تسجيل الأمر

الرصيد الفعلي للسلك 250. بعد حفظ الأمر: الرصيد المتاح للبيع = 250 − 200 = 50. حين يحاول البائع الثاني بيع 120 لفة، يرى أن المتاح 50 فقط.

الخطوة 2: التسليم الجزئي

المقاول يريد البضاعة على مراحل حسب تقدم العمل في المشروع:

الخطوة 3: قراءة التقرير في 30/6

حالة الأمر: تم الصرف جزئيًا. قيمة المتبقي للتسليم = 50 × 850 + 100 × 45 + 50 × 120 = 42,500 + 4,500 + 6,000 = 53,000.

هذه القيمة مهمة لطرفين: للمخزن، لأنه يعرف أن هذه الكميات ما زالت محجوزة. وللإدارة المالية، لأن 53,000 مبيعات متوقعة لم تتحقق بعد، تدخل في توقع المبيعات.

وفي 2/6 وصلت أسعار جديدة من المورد ورفع التاجر سعر لفة السلك إلى 900. لكن فواتير أمر المقاول خرجت بسعر 850 المثبت. هذا ما يقصده الدليل بتثبيت الأسعار لحماية العميل من التغيرات قبل التسليم. وعلى التاجر أن يحسب أثر ذلك على هامشه قبل أن يثبت أسعارًا لفترات طويلة.

كيف تقرأ تقرير أوامر البيع؟

التقييم التالي استرشادي، ومبني على توصيات دليل البرنامج:

لصاحب النشاط: قرارات يبنيها على أوامر البيع

• كل اتفاق مكتوب أمر بيع: أي وعد بتسليم في المستقبل يجب أن يُسجل، حتى لو كان مع عميل قديم تثق به.
• الشراء على أساس المحجوز: إذا تجاوز المحجوز الرصيد، فأنت تحتاج أمر شراء الآن، لا عند موعد التسليم.
• اطلب عربونًا للطلبيات الكبيرة: حجز كمية كبيرة لعميل يعني رفض بيعها لغيره. اربط الأمر بدفعة حجز تحميك من الإلغاء.
• حدد مدة تثبيت السعر: تثبيت السعر لستة أشهر في سوق متقلب قد يحول الصفقة الرابحة إلى خاسرة.
• نظف الأوامر الراكدة: يوصي الدليل بمراجعة الأوامر المعلقة دوريًا لتأكيد مواعيد التسليم أو إلغاء الأوامر الراكدة. الأمر المنسي يجمد بضاعة يمكن بيعها.

للمحاسب: أمر البيع والدفاتر

• لا أثر محاسبي: الأمر مستند تجاري ورقابي. الإيراد والتكلفة والمديونية تُثبت عند الفاتورة.
• التحويل في الوقت الصحيح: توصية الدليل تحويل الأمر إلى فاتورة فور تحميل الشاحنة. التأخير يعني بضاعة خارج المخزن فعليًا وداخله دفتريًا، وهذا يظهر فرقًا عند الجرد.
• الأسعار المثبتة: الفاتورة المحولة من الأمر تأخذ أسعاره. راجع الأوامر القديمة قبل تحويلها إذا تغيرت التكلفة كثيرًا، لأن الربح قد ينخفض دون أن يلاحظ أحد. يفيد هنا تقرير أرباح الفواتير.
• الدفعات المقدمة: إذا دفع العميل عربونًا على الأمر، فهو رصيد دائن لصالحه يُخصم من الفواتير عند التسليم.

أخطاء شائعة في استخدام أوامر البيع

• الأمر في الورق والفاتورة في البرنامج: البائع يكتب الطلبية في دفتر، والمخزن لا يعرف بها. النتيجة بيع المحجوز لعميل آخر، كما في قصة السلك.
• حجز من المخزن الخطأ: الطلبية ستُحمل من مستودع الفرع، لكن الأمر سُجل على المخزن الرئيسي. المتاح للبيع في الفرع يبقى كما هو، ويُباع المحجوز.
• إلغاء شفهي: العميل يلغي بالتليفون ولا يُلغى الأمر في البرنامج، فتبقى البضاعة محجوزة بلا سبب، ويرى البائعون رصيدًا متاحًا أقل من الحقيقة.
• فاتورة جديدة بدل التحويل: عند التسليم يُصدر البائع فاتورة جديدة بدل تحويل الأمر. يبقى الأمر مفتوحًا، والكمية محجوزة مرتين: مرة في الأمر، ومرة خرجت فعلًا بالفاتورة.
• تجاهل موعد التسليم: أمر بلا تاريخ تسليم واضح لا يظهر أبدًا ضمن المتأخرات، فلا يتابعه أحد.

كيف تستخدم أوامر البيع في برنامج الأفضل

تسجيل أمر بيع

1. اختر العميل وتاريخ التسليم المطلوب.
2. حدد المخزن المصدر الذي ستُحجز منه البضاعة.
3. أدرج الأصناف والكميات، وتحقق من توفر الكمية المتاحة في المخزن.
4. ثبّت أسعار البنود والخصومات المتفق عليها.
5. وثّق عنوان الشحن والمندوب المسؤول وطريقة الدفع.
6. اضغط حفظ (F5) واطبع أمر البيع للمستودع للبدء في التجهيز.

تقرير أوامر البيع وطلبيات العملاء

1. اختر حالة أمر البيع: الكل، أو معلق، أو تم الصرف جزئيًا، أو مكتمل.
2. حدد العميل أو نطاق تواريخ تسجيل الأوامر.
3. اضغط (عرض) لمراجعة تفاصيل الأوامر ونسب التسليم المنجزة.

ومن شاشة إعدادات أمر البيع وعروض الأسعار يمكن ضبط نموذج الطباعة، ومدة سريان الأمر، وخيار عدم التعامل مع الأوامر المنتهية. التفاصيل في مقال عروض الأسعار.

نصائح حسب القطاع

• التوزيع والجملة: المندوب يجمع الطلبيات في الصباح والسيارة تُحمل بعد الظهر. سجل الطلبيات كأوامر بيع حتى يُجهزها المخزن، ثم حوّلها إلى فواتير عند التحميل.
• مواد البناء: المقاولون يسحبون على دفعات. التسليم الجزئي مع متابعة المتبقي يمنع الخلاف على الكميات.
• المصانع: أمر البيع هو نقطة بداية التخطيط للإنتاج. الكمية المحجوزة التي تتجاوز المخزون تعني أمر إنتاج.
• قطع الغيار: القطع النادرة تُحجز لعميل حتى يأتي. حدد مهلة للحجز وإلا بقيت القطعة محجوزة شهورًا.

أسئلة شائعة

اقرأ أيضًا

• تقارير برنامج الأفضل: الدليل الشامل
• عروض الأسعار وتحويلها إلى أوامر وفواتير
• دفعات الحجز والعربون
• أرصدة المستودعات والمتاح للبيع
• أوامر الشراء ومتابعة التوريد