تاجر مواد غذائية بالجملة يقبل شيكات آجلة من البقالات بمواعيد 30 و60 يومًا. يحتفظ بها في درج مكتبه، ويكتب تواريخها في ورقة ملصقة على الدرج. في شهر مزدحم نسي إيداع شيكين في موعدهما، فتأخر تحصيلهما أسبوعين. وفي نفس الأسبوع ارتد له شيك صادر لمورد لأن الرصيد لم يكفِ، لأنه كان يحسب أن الشيكين قد حُصلا.
الشيك أداة دفع آجلة، وكل ما يتعلق به يدور حول التاريخ. شيك وارد لم يُودع في موعده سيولة متأخرة، وشيك صادر لم تُغطه في موعده سمعة ائتمانية مهددة. والاثنان يحتاجان متابعة لا يمكن أن تقوم بها ورقة ملصقة.
في هذا المقال نشرح شاشات الشيكات في برنامج الأفضل: حافظة أوراق القبض، وحافظة أوراق الدفع، وتسديد أوراق الدفع، وتقرير متابعة الشيكات الصادرة والواردة. وللقيود المحاسبية التفصيلية لدورة الشيك، يمكن الرجوع إلى مقال قيود دورة الشيكات.
- الشيك الوارد يُسجل في أوراق القبض، ولا يضاف للبنك إلا عند التحصيل الفعلي.
- الشيك الصادر يُسجل في أوراق الدفع، ولا يُخصم من البنك إلا عند الصرف الفعلي.
- حالات الشيك: تحت التحصيل، ومحصل، ومرتد، وملغى، وللوارد أيضًا التظهير لمورد.
- تقرير الشيكات يفلتر حسب النوع والحالة ونطاق تاريخ الاستحقاق.
- لا تسجل تحصيلًا أو صرفًا قبل مطابقته مع كشف البنك.
حافظة أوراق القبض: الشيكات الواردة
بحسب دليل البرنامج، تدير شاشة أوراق القبض دورة حياة الشيكات المستلمة من العملاء مقابل المبيعات أو سداد المديونيات، منذ استلامها في الخزينة حتى تحصيلها في البنك، أو ارتدادها، أو تظهيرها لمورد.
الحقول الأساسية: رقم الشيك، والبنك المسحوب عليه والفرع، وتاريخ الاستحقاق، والعميل صاحب الشيك، والمبلغ. والإجراءات المتاحة:
- إيداع بالبنك للتحصيل: تحويل الشيك من حافظة الخزينة إلى حافظة برسم التحصيل.
- تحصيل الشيك: إثبات إضافة القيمة لحساب البنك الجاري وإقفال ورقة القبض.
- ارتداد الشيك: إعادة تحميل المديونية على العميل مع مصاريف الارتداد إن وجدت.
- تظهير الشيك: تحويل ملكية الشيك لمورد لسداد دفعة مستحقة.
ويذكر الدليل ميزة رقابية مهمة: الفصل بين أوراق القبض والنقدية، لضمان عدم تضخيم النقدية المتاحة حتى يتم التحصيل الفعلي في حساب البنك. هذا بالضبط ما أخطأ فيه تاجر القصة: حسب الشيكين نقدية قبل تحصيلهما.
حافظة أوراق الدفع: الشيكات الصادرة
تتيح شاشة أوراق الدفع الرقابة على كل الشيكات المحررة من دفاتر شيكات المنشأة لصالح الموردين أو المصروفات أو الجهات الحكومية. ويحدد الدليل أهدافها: منع ارتداد الشيكات بتوفير رؤية استباقية للالتزامات المستحقة يوميًا وأسبوعيًا، وإدارة أرقام دفاتر الشيكات ومنع التكرار أو التلاعب، وإثبات استحقاق السداد للمورد دون إنقاص رصيد البنك الدفتري إلا عند الصرف الفعلي.
وعند ظهور الشيك مخصومًا في كشف البنك، يُؤكد الصرف من شاشة تسديد أوراق الدفع لإقفال ورقة الدفع وخصم البنك. وعند إلغاء شيك أو استبداله، يُسجل الإلغاء مع ذكر السبب لضبط تسلسل الدفتر.
القيود في سطر واحد لكل مرحلة
| المرحلة | المدين | الدائن |
|---|---|---|
| استلام شيك من عميل | أوراق القبض | العميل |
| إيداع الشيك برسم التحصيل | شيكات برسم التحصيل | أوراق القبض |
| تحصيل الشيك في البنك | البنك الجاري | شيكات برسم التحصيل |
| ارتداد شيك العميل | العميل | شيكات برسم التحصيل (أو أوراق القبض) |
| إصدار شيك لمورد | المورد | أوراق الدفع |
| صرف الشيك الصادر في البنك | أوراق الدفع | البنك الجاري |
والمعادلة التي يحسبها تقرير الشيكات للمعلّق: إجمالي الشيكات تحت التحصيل = مجموع مبالغ شيكات القبض التي لم يُسجل لها إشعار إضافة بنكي حتى تاريخه.
مثال محلول: أسبوع شيكات لتاجر جملة
الأرقام بعملة محايدة. رصيد البنك الجاري في بداية الأسبوع 40,000.
الشيكات المستحقة هذا الأسبوع
| الشيك | النوع | الطرف | الاستحقاق | المبلغ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | وارد | بقالة النور | الأحد | 18,000 |
| 2 | وارد | ماركت الأمل | الاثنين | 12,500 |
| 3 | صادر | مورد الزيوت | الثلاثاء | 55,000 |
| 4 | وارد | بقالة الفجر | الأربعاء | 9,000 |
| 5 | صادر | مورد الأرز | الخميس | 14,000 |
الحساب لو حُصلت كل الشيكات في موعدها
40,000 + 18,000 + 12,500 = 70,500 قبل الثلاثاء. بعد صرف شيك الزيوت: 15,500. بعد شيك بقالة الفجر: 24,500. بعد شيك الأرز: 10,500. الأسبوع يمر بأمان، لكن بهامش ضيق.
ما حدث فعلًا
شيك ماركت الأمل ارتد يوم الاثنين لعدم كفاية الرصيد. الرصيد قبل الثلاثاء أصبح 58,000 بدل 70,500. شيك الزيوت 55,000 سيمر، لكن يبقى 3,000 فقط. وحتى لو حُصل شيك بقالة الفجر في موعده يوم الأربعاء، يصبح الرصيد 12,000، وهو لا يكفي لشيك الأرز 14,000 يوم الخميس. العجز 2,000، ويزيد إذا تأخر تحصيل شيك الفجر.
القرار
- يُسجل ارتداد شيك ماركت الأمل فورًا، فتعود مديونيته 12,500 إلى حسابه مع مصاريف الارتداد.
- يتصل التاجر بمورد الأرز صباح الثلاثاء لتأجيل الصرف يومين، أو يودع نقدية من الخزينة لتغطية الفرق.
- يراجع حد الائتمان لماركت الأمل، ولا يقبل منه شيكات جديدة قبل تسوية المرتد.
لم يحل التقرير المشكلة، لكنه أظهرها يوم الاثنين، لا يوم الخميس أمام البنك.
تنبيه: لا تحسب الشيكات الواردة ضمن السيولة المتاحة قبل تحصيلها فعلًا. خطط مدفوعاتك على أساس رصيد البنك الفعلي، وعامل الشيكات الواردة كتدفق متوقع قد لا يأتي.
كيف تقرأ تقرير الشيكات؟
التقييم التالي استرشادي من الخبرة العملية:
| ما تراه | التقييم | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| الشيكات الواردة تُودع وتُحصل في مواعيدها، والصادرة مغطاة | جيد | استمر في المراجعة الأسبوعية. |
| شيكات واردة مستحقة لم تُودع بعد | متابعة | أودعها اليوم. كل يوم تأخير سيولة ضائعة. |
| إجمالي الصادر المستحق هذا الأسبوع أكبر من رصيد البنك | خطر | دبر التغطية الآن: إيداع نقدي، أو تأجيل متفق عليه مع المورد. |
| شيك مرتد من عميل | خطر | سجله فورًا، وأوقف الائتمان للعميل حتى التسوية. |
| تكرار الارتداد من نفس العميل | خطر | توقف عن قبول شيكاته الآجلة، وراجع التزامه بالسداد. |
لصاحب النشاط: سياسة شيكات واضحة
- اجتماع أسبوعي مع التقرير: يوصي الدليل باستخدام فلتر تاريخ الاستحقاق أسبوعيًا للتخطيط للتدفقات الخارجة والداخلة. اجعله يومًا ثابتًا.
- حد لشيكات كل عميل: لا تقبل من عميل شيكات آجلة تتجاوز حدًا معينًا، مهما كان حجم مشترياته.
- لا تصدر شيكًا على أمل التحصيل: الشيك الصادر يجب أن يكون مغطى برصيد متوقع مؤكد، لا بشيك وارد قد يرتد.
- دفاتر الشيكات تحت المراقبة: سجل كل ورقة، حتى الملغاة، مع سببها. الفجوة في تسلسل الدفتر سؤال يحتاج إجابة.
- التظهير بحذر: تظهير شيك عميل لمورد يوفر وقتًا، لكن إذا ارتد فستتأثر علاقتك بالمورد بسبب عميلك.
للمحاسب: المطابقة والضوابط
- الحسابات الوسيطة: شيكات برسم التحصيل وأوراق الدفع حسابان وسيطان يجب أن يُطابقا مع كشوف البنك. الرصيد الذي يكبر شهرًا بعد شهر علامة على شيكات لم تُحدث حالتها.
- التحديث فور الإشعار: يوصي الدليل بتحديث حالة الشيك فور ورود إشعار البنك بالإضافة أو الخصم، لتجنب الفروقات في التسويات البنكية.
- مذكرة التسوية: الشيكات الصادرة التي لم يصرفها المورد تظهر في مذكرة تسوية البنك كشيكات مسحوبة لم تُصرف. هذا طبيعي، بشرط أن تكون معروفة بالاسم والرقم.
- مراكز التكلفة: شاشة تسديد أوراق الدفع تتيح ربط سداد كل شيك بمركز التكلفة المعني.
- اختيار الشيك من القائمة: نافذة اختيار الشيكات تستدعي بيانات الشيك المحفوظة مسبقًا بدل كتابتها، وبحسب الدليل يضمن ذلك عدم تكرار سداد نفس الشيك مرتين في الدفاتر.
أخطاء شائعة في التعامل مع الشيكات
- تسجيل الشيك الوارد كنقدية في الخزينة، فيظهر رصيد نقدي غير موجود.
- تسجيل التحصيل يوم الإيداع، قبل أن يضيف البنك القيمة فعلًا.
- عدم تسجيل الارتداد، فيبقى العميل بلا مديونية في الدفاتر وهو لم يدفع.
- إصدار شيكات بأرقام خارج الدفتر المسجل، فيضيع ضبط التسلسل.
كيف تتابع الشيكات في برنامج الأفضل
تسجيل شيك وارد وإدارته
- من حافظة أوراق القبض، أدخل رقم الشيك والبنك المسحوب عليه والفرع وتاريخ الاستحقاق والعميل والمبلغ.
- عند الإيداع، اختر الشيك وحوّله إلى برسم التحصيل.
- عند ورود إشعار البنك، سجل التحصيل، أو سجل الارتداد مع المصاريف إن وجدت.
تسديد شيك صادر
- من شاشة تسديد أوراق الدفع، اختر البنك المسحوب عليه وحدد مركز التكلفة إن وجد.
- حدد تاريخ الخصم الفعلي المسجل في إشعار البنك.
- اختر الشيك من الجدول للتأكد من القيمة واسم المستفيد.
- اضغط (تسديد) لتوليد قيد الخصم البنكي وإغلاق ورقة الدفع.
تقرير متابعة الشيكات
- اختر نوع الشيكات: صادرة للموردين، أو واردة من العملاء، أو الكل.
- اختر الحالة: تحت التحصيل، أو تم الصرف، أو مرتد، أو ملغى.
- حدد نطاق تاريخ الاستحقاق، ثم اضغط (عرض).
نصائح حسب القطاع
- التوزيع والجملة: الشيكات الآجلة من التجزئة هي الأكثر. اربط قبولها بحد ائتماني لكل عميل.
- مواد البناء: شيكات المقاولين كبيرة ومواعيدها طويلة. تابع المستحق أسبوعيًا، وتحقق من سمعة الساحب قبل القبول.
- الصيدليات: شيكات شركات الأدوية الصادرة كثيرة ومتقاربة المواعيد. اجمعها في جدول أسبوعي من التقرير، وقارنها بالمبيعات النقدية المتوقعة في نفس الأسبوع قبل أي التزام جديد.
- قطع الغيار: كثير من الشراء من الوكلاء بشيكات صادرة. قارن المستحق الأسبوعي بالرصيد قبل إصدار أي شيك جديد.
تابع كل شيك من الاستلام حتى التحصيل
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين أوراق القبض وأوراق الدفع؟
أوراق القبض هي الشيكات الواردة من العملاء، وتمثل مبالغ ستدخل للمنشأة. أوراق الدفع هي الشيكات الصادرة من المنشأة للموردين والجهات الدائنة، وتمثل التزامات ستخرج من حساب البنك.
متى يُسجل تحصيل الشيك؟
ينبه دليل البرنامج إلى عدم إجراء تحصيل نهائي لأي شيك إلا بعد مطابقة كشف الحساب البنكي الفعلي والتأكد من إضافة القيمة في الحساب الجاري.
ما القيد عند ارتداد شيك العميل؟
من حـ/ العميل (إعادة المديونية) إلى حـ/ شيكات برسم التحصيل أو أوراق القبض، مع إثبات مصاريف الارتداد البنكية إن وجدت.
ما معنى تظهير الشيك؟
تحويل ملكية شيك وارد من عميل إلى مورد لسداد دفعة مستحقة له، بدل إيداعه في البنك.
لماذا لا ينقص رصيد البنك عند إصدار شيك للمورد؟
لأن الشيك لم يُصرف بعد. عند الإصدار يُقيد من حـ/ المورد إلى حـ/ أوراق الدفع، ولا يُخصم البنك إلا عند الصرف الفعلي. الشيكات التي لم تُصرف تظهر في مذكرة تسوية البنك كشيكات مسحوبة لم تُصرف.
كيف أعرف الشيكات المستحقة هذا الأسبوع؟
استخدم تقرير متابعة الشيكات مع فلتر نطاق تاريخ الاستحقاق ونوع الشيك (صادر أو وارد). يوصي الدليل باستخدامه أسبوعيًا للتخطيط للتدفقات الداخلة والخارجة.
هل يمنع البرنامج تكرار سداد نفس الشيك؟
عند إدراج الشيك في سند تحصيل أو إيداع من نافذة اختيار الشيكات، تُستدعى بيانات الشيك الأصلية المحفوظة بدل كتابتها يدويًا. وبحسب دليل البرنامج، يضمن ذلك عدم تكرار سداد نفس الشيك مرتين في الدفاتر، ويمنع الخطأ في رقم الشيك.
أحدث التعليقات