لماذا تحتاج إلى متابعة نشاط المستخدمين؟
في الشركات التي يعمل فيها أكثر من مستخدم على البرنامج، يصبح من الضروري معرفة من قام بكل عملية. قد يتم حذف فاتورة بالخطأ، أو تعديل سعر دون إذن، أو تغيير بيانات عميل، ويحتاج المدير إلى معرفة ما حدث ومتى ومن المسؤول.
ما الذي يعرضه تقرير مراجعة الإدارة؟
- اسم المستخدم الذي قام بالعملية.
- اسم الشاشة التي تمت عليها العملية، مثل فاتورة البيع.
- نوع الحركة: إضافة أو تعديل أو حذف أو استعلام.
- تاريخ الحركة ووصفها.
الفرق بين تاريخ السند وتاريخ الحركة
تاريخ السند هو التاريخ المكتوب على المستند نفسه، أما تاريخ الحركة فهو اليوم الذي قام فيه المستخدم بالتسجيل فعليًا على البرنامج. ومراقبة الفرق بينهما تكشف المستندات التي سُجلت متأخرة أو بتواريخ سابقة.
فوائد التقرير للرقابة الداخلية
- ردع أي تلاعب في الفواتير أو الأسعار.
- اكتشاف الأخطاء ومعرفة مصدرها بسرعة.
- تقييم التزام الموظفين بالإجراءات.
- دعم المراجعة الداخلية والخارجية.
نصائح للاستخدام
- راجع عمليات الحذف والتعديل على فواتير البيع بشكل دوري.
- اجمع بين التقرير وصلاحيات المستخدمين لمنع العمليات غير المصرح بها.
- راجع المستندات المسجلة بتواريخ قديمة.
أسئلة شائعة
هل يمكن للمستخدم حذف سجل نشاطه؟
التقرير مخصص للإدارة، ويُنصح بقصر صلاحية الوصول إليه على المدير أو المراجع.
