أرشيف إلكتروني لمستندات البيع
كل عملية بيع قد ترتبط بمستندات أخرى، مثل أمر الشراء من العميل، أو صورة إيصال التحويل البنكي، أو إذن التسليم الموقع، أو صورة العقد. وحفظ هذه المستندات في ملفات ورقية يجعل الوصول إليها صعبًا ومعرضًا للضياع. لذلك يتيح برنامج الأفضل إرفاق أي مستند أو صورة ضوئية بفاتورة البيع مباشرة.
أمثلة على المرفقات
- أمر الشراء الصادر من العميل.
- صورة إيصال التحويل البنكي أو الشيك.
- إذن التسليم موقعًا من العميل.
- العقود وعروض الأسعار المرتبطة بالفاتورة.
- صور البضاعة عند التسليم.
فوائد إرفاق المستندات بالفواتير
- الوصول إلى أي مستند خلال ثوانٍ من شاشة الفاتورة.
- إثبات عمليات التسليم والسداد عند حدوث أي خلاف مع العميل.
- تقليل الاعتماد على الأرشيف الورقي ومساحات التخزين.
- تسهيل المراجعة الداخلية والخارجية.
- حماية المستندات من التلف والضياع.
كيف تستخدم الخاصية؟
- افتح فاتورة البيع المطلوبة.
- أضف المرفق من جهازك.
- احفظ الفاتورة، ويمكنك الرجوع للمرفق وتحميله في أي وقت.
نصائح لتنظيم المرفقات
استخدم أسماء واضحة للملفات تتضمن نوع المستند ورقم الفاتورة، واحرص على أن تكون الصور الضوئية واضحة ومقروءة. ولا تنس أن النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات يحمي مرفقاتك أيضًا.
أسئلة شائعة
هل يمكن إرفاق أكثر من ملف بالفاتورة؟
يمكنك إرفاق المستندات التي تحتاجها لتوثيق عملية البيع حسب طبيعة نشاطك.
