معرض سيارات مستعملة يستخدم برنامج حسابات عاديًا. كل سيارة صنف، لكن البطاقة لا تحتوي إلا الاسم والسعر والكود. رقم الشاسيه ورقم الموتور وسنة الصنع وعدد الكيلومترات تُكتب في ملف Excel منفصل. حين جاء مشترٍ يسأل عن سيارة بعينها برقم شاسيه، بحث الموظف في الملف، ثم في البرنامج، ثم اكتشف أن السيارة بيعت منذ أسبوع ولم يُحدّث الملف.
كل نشاط له بيانات خاصة لا يحتاجها غيره. شركة تورد لجهات حكومية تحتاج رقم أمر التوريد على كل فاتورة. ومستورد يحتاج بلد المنشأ. ومخزن أدوية يحتاج رقم التشغيلة. البرنامج العام لا يمكن أن يتوقع كل هذا، لكنه يمكن أن يسمح لك بإضافته.
في هذا المقال نشرح ثلاث شاشات في برنامج الأفضل: إعدادات الحقول المخصصة الإضافية، وتخصيص الحقول الإضافية للأصناف، والبيانات الإضافية لفاتورة المبيعات.
- الحقول الإضافية تضيف بيانات خاصة بنشاطك إلى الأصناف والعملاء والفواتير دون برمجة.
- لكل حقل: الشاشة المستهدفة، والعنوان، ونوع البيانات، والإلزامية، والظهور في الطباعة.
- البيانات الإضافية للفاتورة مثل رقم أمر الشراء ورقم الشحنة تُطبع وتُستخدم في البحث.
- يمكن الفلترة والبحث في التقارير بقيم الحقول الإضافية.
- لا تبالغ في الحقول الإلزامية في الكاشير حتى لا تبطئ البيع.
إعدادات الحقول المخصصة: أين وكيف؟
بحسب دليل البرنامج، تتيح شاشة الحقول المخصصة الإضافية (Custom Fields) تكييف البرنامج مع متطلبات الأنشطة المتنوعة. ويذكر الدليل أمثلة: حقل رقم الشاسيه لمعارض السيارات، أو رقم التشغيلة للأدوية، أو حقل مندوب التوصيل الخارجي للفواتير.
| الإعداد | الخيارات |
|---|---|
| الشاشة المستهدفة | فاتورة مبيعات، أو بطاقة عميل، أو بطاقة صنف |
| عنوان الحقل (Label) | الاسم الذي يظهر للمستخدم، مثل رقم الهيكل |
| نوع البيانات | نصي، أو رقمي، أو تاريخ، أو قائمة اختيار منسدلة |
| الإلزامية | هل الحقل مطلوب قبل الحفظ |
| الظهور في الطباعة | هل يظهر في المستند المطبوع |
ويذكر الدليل ثلاث فوائد: تخصيص شاشات الفواتير والعملاء والأصناف دون تعديل الكود، وتضمين الحقول في الفواتير المطبوعة وكشوف الحسابات، والبحث والفلترة المتقدمة بقيم الحقول في التقارير.
الحقول الإضافية للأصناف
شاشة إضافة بيان إضافي للأصناف (Custom Item Fields) تضيف مواصفات فنية متخصصة لبطاقة الصنف. يُكتب مسمى الحقل ويُحفظ، فيظهر تلقائيًا في كل بطاقات الأصناف. ويمكن طباعة هذه المواصفات في سطور الفاتورة، والبحث عن المنتجات وفرزها بقيمها.
ويذكر الدليل أن الحقول تُخزن في جدول مخصص مرتبط علائقيًا بجدول الأصناف الرئيسي، بما يحافظ على سرعة الاستعلامات وتوافقها مع التحديثات المستقبلية.
البيانات الإضافية لفاتورة المبيعات
تتيح شاشة بيانات إضافية – فاتورة مبيعات توثيق معلومات تكميلية خاصة بكل فاتورة، تتطلبها طبيعة النشاط أو اللوائح. الأمثلة في الدليل: رقم أمر الشراء الوارد من العميل (PO Number)، ورقم بوليصة الشحن، واسم السائق، ورقم السيارة، وشروط التسليم.
- متطلبات الشركات الكبرى: كثير من الشركات والجهات لا تقبل فاتورة دون رقم أمر الشراء الخاص بها.
- الطباعة الرسمية: البيانات تظهر في التصميم الطباعي للفاتورة.
- البحث والمراجعة: استدعاء الفواتير برقم أمر الشراء أو رقم الشحنة.
ويشير الدليل إلى أن هذه البيانات تساعد في استيفاء حقول الفاتورة الإلكترونية في منظومات الضرائب الحديثة، مثل الرقم الضريبي للفرع وموقع التسليم الفعلي. والتحقق من الحقول الإلزامية في كل منظومة يكون من مواصفاتها الرسمية.
أمثلة حقول حسب النشاط
| النشاط | الشاشة | الحقل المقترح | نوع البيانات |
|---|---|---|---|
| معارض السيارات | الصنف | رقم الشاسيه، رقم الموتور، سنة الصنع، الكيلومترات | نصي، نصي، رقمي، رقمي |
| مخازن الأدوية | الصنف | المادة الفعالة، الشركة المنتجة | نصي، قائمة |
| المستوردون | الصنف | بلد المنشأ، رقم البند الجمركي | قائمة، نصي |
| التوريدات للجهات | الفاتورة | رقم أمر التوريد، تاريخ أمر التوريد | نصي، تاريخ |
| التوزيع | الفاتورة | اسم السائق، رقم السيارة، خط السير | نصي، نصي، قائمة |
| الشركات B2B | العميل | اسم مسؤول المشتريات، بريد إرسال الفواتير | نصي، نصي |
مثال محلول: شركة توريد لجهات حكومية
شركة توريد مستلزمات طبية تتعامل مع مستشفيات. كل مستشفى يرسل أمر توريد برقم، ويرفض استلام الفاتورة إن لم يُذكر فيها الرقم. والمراجعة الداخلية في المستشفى تطابق الفاتورة مع أمر التوريد ومحضر الاستلام.
الإعداد
- حقل «رقم أمر التوريد» على فاتورة المبيعات: نصي، إلزامي لعملاء شريحة المستشفيات، يظهر في رأس الفاتورة المطبوعة.
- حقل «تاريخ أمر التوريد»: تاريخ، يظهر في الطباعة.
- حقل «رقم محضر الاستلام»: نصي، غير إلزامي عند الإصدار، يُستكمل بعد التسليم.
النتيجة بعد ثلاثة أشهر
| المؤشر | قبل الحقول | بعد الحقول |
|---|---|---|
| فواتير أعيدت من المستشفيات لنقص البيانات | كثيرة شهريًا | نادرة |
| وقت البحث عن فاتورة برقم أمر التوريد | بحث يدوي في الملفات | بحث مباشر في البرنامج |
| فواتير بلا محضر استلام بعد 30 يومًا | غير معروف | تقرير بفلتر الحقل الفارغ |
الحقل الثالث هو الأذكى. الفاتورة التي لم يُسجل لها محضر استلام بعد شهر غالبًا لن تُصرف قيمتها، لأن إدارة المستشفى تحتاج المحضر للصرف. الفلترة بالحقل الفارغ تعطي قائمة متابعة جاهزة، تؤثر مباشرة على توقع تحصيل المبيعات الآجلة.
تنبيه: يوصي الدليل بعدم المبالغة في إضافة حقول إلزامية في شاشات نقاط البيع السريعة، للحفاظ على سرعة الكاشير. الحقل الإلزامي مكانه الفواتير التي تحتاجه فعلًا، لا كل فاتورة.
كيف تقرر هل تحتاج حقلًا جديدًا؟
قبل إضافة أي حقل، اسأل ثلاثة أسئلة:
- هل هذه البيانات موجودة في حقل أساسي؟ الرقم الضريبي، والسيريال، وتاريخ الصلاحية، والباركود، والمندوب، ومركز التكلفة كلها لها أماكنها في البرنامج. الحقل الإضافي للبيانات التي لا مكان لها.
- هل سيُستخدم في بحث أو تقرير أو طباعة؟ الحقل الذي لا يُقرأ أبدًا عبء على من يملؤه.
- من سيملؤه ومتى؟ حقل في بطاقة الصنف يملؤه المسؤول عن التعريف مرة واحدة. حقل في الفاتورة يملؤه البائع في كل فاتورة، فيجب أن يكون سريعًا وواضحًا.
والقاعدة العملية: ابدأ بالحقول القليلة التي تحل مشكلة قائمة، مثل رقم أمر التوريد الذي تعيد بسببه الجهات الفواتير. ثم أضف غيرها حين تظهر حاجة حقيقية. الحقول الكثيرة من البداية تتحول إلى خانات فارغة لا يثق بها أحد.
وراجع الحقول مرة كل سنة. الحقل الذي ظل فارغًا في أغلب السجلات إما غير ضروري فيُلغى، أو ضروري ولا يُملأ فيحتاج تدريبًا أو جعله إلزاميًا في الشاشات التي تحتاجه.
كيف تقيم استخدام الحقول الإضافية؟
التقييم التالي استرشادي من الخبرة العملية:
| ما تراه | التقييم | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| حقول قليلة، كل منها يُملأ ويُستخدم في بحث أو تقرير | جيد | استمر. |
| حقل نصي يُكتب فيه نفس القيم بصيغ مختلفة | متابعة | حوّله إلى قائمة اختيار حتى يصبح البحث دقيقًا. |
| حقول لا يملؤها أحد | متابعة | احذفها أو اجعلها إلزامية إن كانت ضرورية. |
| حقول إلزامية كثيرة في الكاشير | خطر | طابور أطول وبيانات مملوءة عشوائيًا للتخلص منها. |
| بيانات مهمة ما زالت في ملفات خارجية | خطر | انقلها لحقول إضافية قبل أن تضيع. |
لصاحب النشاط
- ابدأ بالسؤال: ما البيانات التي يسأل عنها العملاء أو الجهات ولا تجدها في البرنامج؟ هذه هي الحقول التي تحتاجها.
- القائمة أفضل من النص: حين تكون القيم محدودة (بلد المنشأ، خط السير)، القائمة تمنع الأخطاء الإملائية وتجعل الفلترة ممكنة.
- إلزامي فقط للضروري: رقم أمر التوريد للمستشفيات إلزامي، وليس لعميل الكاشير.
- ودّع ملفات Excel الجانبية: كل بيانات الصنف في مكان واحد تعني أن بيع السيارة يُحدّث كل شيء.
للمحاسب والمسؤول عن النظام
- لا تكرر الحقول الأساسية: الرقم الضريبي للعميل والسيريال وتاريخ الصلاحية لها حقول في البرنامج. لا تنشئ حقولًا إضافية بنفس المعنى.
- التوثيق: احتفظ بقائمة الحقول الإضافية ومعنى كل منها وقيمها المسموحة.
- الطباعة: جرّب شكل الفاتورة بعد إضافة أي حقل يظهر في الطباعة، خاصة في الإيصالات الحرارية الضيقة.
- المرفقات: المستندات الكاملة مثل صورة أمر التوريد مكانها مرفقات الفاتورة، والحقل الإضافي للرقم فقط.
كيف تضيف حقلًا في برنامج الأفضل
حقل مخصص عام
- افتح إعدادات الحقول المخصصة الإضافية.
- اختر الشاشة المستهدفة: فاتورة مبيعات، أو بطاقة عميل، أو بطاقة صنف.
- اكتب عنوان الحقل، واختر نوع البيانات.
- حدد الإلزامية والظهور في الطباعة.
- اضغط حفظ (F5) ليظهر الحقل فورًا.
إدخال بيانات إضافية لفاتورة
- من شاشة فاتورة المبيعات اضغط زر (بيانات إضافية).
- اكتب القيم أمام كل خاصية معرفة مسبقًا.
- اضغط موافق لحفظها وربطها برقم الفاتورة.
نصائح حسب القطاع
- قطع الغيار: رقم القطعة الأصلي ورقم البديل في حقلين، مع البحث بهما. العميل غالبًا يأتي بالرقم لا بالاسم.
- الصيدليات: المادة الفعالة كحقل قائمة تسمح بالبحث عن البدائل.
- التوزيع: السائق والسيارة وخط السير على الفاتورة تربط التسليم بالمسؤول عنه.
- المصانع: رقم التشغيلة أو أمر الإنتاج على فاتورة البيع يسهل تتبع أي شكوى جودة.
أضف البيانات التي يحتاجها نشاطك فعلًا
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا.
أسئلة شائعة
ما هي الحقول الإضافية؟
حقول تضيفها المنشأة بنفسها إلى شاشات البرنامج، مثل بطاقة الصنف أو بطاقة العميل أو فاتورة المبيعات، لتسجيل بيانات خاصة بنشاطها دون تعديل البرمجة.
ما أنواع البيانات المتاحة للحقل الإضافي؟
نصي، أو رقمي، أو تاريخ، أو قائمة اختيار منسدلة، مع تحديد هل الحقل إلزامي قبل الحفظ، وهل يظهر في الطباعة.
هل تظهر الحقول الإضافية في الفاتورة المطبوعة؟
نعم، يمكن تضمين هذه الحقول في فواتير المبيعات المطبوعة وكشوف الحسابات، وبيانات الفاتورة الإضافية تظهر في التصميم الطباعي للفاتورة.
هل يمكن البحث بالحقول الإضافية؟
نعم، يتيح البرنامج البحث والفلترة المتقدمة عبر قيم الحقول المخصصة في التقارير، وفرز الأصناف بناءً عليها، واستدعاء الفواتير برقم أمر الشراء أو رقم الشحنة.
ما أمثلة البيانات الإضافية لفاتورة المبيعات؟
رقم أمر الشراء الوارد من العميل، ورقم بوليصة الشحن، واسم السائق، ورقم السيارة، وشروط التسليم.
هل تؤثر الحقول الإضافية على سرعة البرنامج؟
بحسب الدليل، تُخزن في جدول مخصص مرتبط بجدول الأصناف الرئيسي، بما يحافظ على سرعة الاستعلامات. لكن يُنصح بعدم المبالغة في الحقول الإلزامية في شاشات الكاشير.
هل يمكن جعل الحقل الإضافي إلزاميًا لفواتير دون غيرها؟
الإلزامية تُضبط للحقل في الشاشة المستهدفة. لذلك فكّر في أين تضعه: حقل إلزامي في فاتورة المبيعات العامة يختلف عن الكاشير السريع. ويوصي دليل البرنامج بعدم المبالغة في الحقول الإلزامية في شاشات نقاط البيع.
أحدث التعليقات