بقالة كبيرة تشتري المياه المعدنية بالكرتونة (12 زجاجة) وتبيعها بالزجاجة وبالكرتونة. عند تعريف الصنف أول مرة جعل الموظف الوحدة الأساسية «كرتونة» والزجاجة «جزءًا» منها. بعد شهر، وفي أول جرد، كان البرنامج يقول إن الرصيد 41.58 كرتونة. لم يفهم أحد معنى 0.58 كرتونة، ولا كيف يُعد. وحين باع الكاشير «2» وهو يقصد زجاجتين، خصم البرنامج كرتونتين.
أخطاء الوحدات من أكثر أسباب فروق الجرد شيوعًا، ومن أصعبها اكتشافًا. لأن الرقم في البرنامج يبدو منطقيًا، والكمية على الرف تبدو منطقية، والفرق بينهما يختبئ في معامل تحويل خاطئ أو وحدة مختارة بالخطأ في فاتورة.
في هذا المقال نشرح ثلاث شاشات في برنامج الأفضل: وحدات القياس ومعاملات التحويل، وإعدادات الوحدة الافتراضية للأصناف، وإدارة وحدة المرتجع.
- الوحدة الأساسية هي الأصغر غير القابلة للتجزئة، بمعامل تحويل 1، والوحدات الأكبر مضاعفات لها.
- البيع بالكرتونة يخصم (الكمية × المعامل) من الرصيد بالوحدة الأساسية.
- الوحدة الافتراضية: الصغرى للتجزئة، والكبرى للجملة.
- مرتجع القطع من فاتورة بالكرتونة يُحسب بالتناسب مع خصم الفاتورة الأصلية.
- تعديل معامل التحويل بعد التشغيل خطير ويحتاج مراجعة.
تعريف وحدات القياس
بحسب دليل البرنامج، تُعنى شاشة وحدات القياس (Units of Measurement) بتعريف كل وحدات التعامل التعبوية والتجارية والوزنية في المنشأة، مثل: قطعة، ودستة، وباكت، وكرتونة، وشيكارة، وكيلو، وطن، ولتر، ومتر، ثم ربطها ببطاقات الأصناف.
ويذكر الدليل ثلاث فوائد: الشراء بالوحدات الكبرى والبيع بالصغرى بسلاسة، وتحديث الأرصدة تلقائيًا بالمعادل الفعلي دون أخطاء ضرب وقسمة، وطباعة اسم الوحدة بوضوح في الفواتير وإيصالات الكاشير.
| الحقل | مثال |
|---|---|
| كود واسم الوحدة | كرتونة – Carton |
| الرمز المختصر | كرت، ق، كجم (يظهر في الجداول والفواتير) |
| طبيعة الوحدة | عددية، أو وزنية، أو حجمية، أو طولية |
القاعدة الذهبية: الوحدة الأساسية
يضع الدليل قاعدة صريحة: اجعل دائمًا الوحدة الصغرى غير القابلة للتجزئة هي الوحدة الأساسية للصنف في بطاقته، بمعامل تحويل = 1. والوحدات الأكبر مثل الكرتونة تكون مضاعفات لتلك الوحدة، لضمان سلامة الجرد.
لماذا؟ لأن الرصيد يُحفظ بالوحدة الأساسية. إذا كانت الأساسية هي الأصغر، فكل رصيد عدد صحيح يمكن عدّه على الرف. وإذا كانت الأكبر، تظهر كسور مثل 41.58 كرتونة لا يعدّها أحد.
| الوحدة المختارة في الفاتورة | معامل التحويل | الخصم من المخزون |
|---|---|---|
| الوحدة الصغرى (قطعة) | 1 | 1 وحدة صغرى مباشرة |
| الوحدة الكبرى (كرتونة) | عدد القطع في الكرتونة، مثلًا 12 | الكمية المباعة × 12 قطعة |
الوحدة الافتراضية: ماذا يقترح البرنامج عند البيع؟
تحدد شاشة إعدادات الوحدة الافتراضية (Default Unit Settings) السلوك التلقائي عند إدراج صنف متعدد الوحدات في البيع والشراء: هل يقترح الوحدة الصغرى أم الكبرى؟ ويوصي الدليل بالآتي:
- التجزئة والسوبر ماركت: الوحدة الصغرى، لتسريع البيع بالقطعة.
- الجملة والتوزيع: الوحدة الكبرى، لاقتراح البيع بالكرتونة تلقائيًا.
هذا الإعداد كان سيمنع خطأ الكاشير في القصة. في بقالة تبيع أغلب الوقت بالزجاجة، الوحدة الافتراضية يجب أن تكون الزجاجة، فإذا كتب «2» خُصمت زجاجتان. ومن يريد البيع بالكرتونة يغير الوحدة صراحة.
مرتجع القطع من فاتورة بالكرتونة
العميل اشترى كرتونة، ويريد إرجاع 3 قطع منها فقط. تحسب شاشة وحدة المرتجع (Item Return Unit) القيمة المستحقة للقطع المرتجعة بنفس سعر البيع الأصلي، مع مراعاة الخصومات السابقة. وتذكر الدليل ثلاث مزايا: العدالة المالية بالتناسب الدقيق من سعر الكرتونة، والدقة المخزنية بإعادة الكمية بوحدتها الصحيحة، ومنع التلاعب بحظر إرجاع كمية أكبر من المباعة.
سعر القطعة المرتجعة = سعر الكرتونة المباعة في الفاتورة ÷ معامل التحويل
قيمة المرتجع = الكمية المرتجعة × سعر القطعة المرتجعة، بعد خصم أي تخفيض كان ممنوحًا في الفاتورة الأصلية
مثال محلول: المياه المعدنية
الأرقام بعملة محايدة. الصنف: مياه معدنية. الوحدة الأساسية: زجاجة (معامل 1). الوحدة الكبرى: كرتونة (معامل 12). سعر بيع الزجاجة 8، وسعر الكرتونة 90.
الحركات خلال أسبوع
| الحركة | الكمية والوحدة | بالوحدة الأساسية | الرصيد بالزجاجة |
|---|---|---|---|
| رصيد أول المدة | 40 كرتونة | 480 | 480 |
| فاتورة شراء | 30 كرتونة | 360+ | 840 |
| مبيعات الكاشير | 215 زجاجة | 215− | 625 |
| فاتورة بيع لمطعم | 10 كراتين بخصم 10% | 120− | 505 |
| مرتجع من المطعم | 3 زجاجات | 3+ | 508 |
الرصيد 508 زجاجة = 42 كرتونة كاملة (504) و4 زجاجات فرط. هذا رقم يمكن عدّه على الرف.
حساب المرتجع
- سعر الكرتونة في فاتورة المطعم بعد الخصم = 90 × 90% = 81.
- سعر الزجاجة المرتجعة = 81 ÷ 12 = 6.75.
- قيمة المرتجع = 3 × 6.75 = 20.25.
لو حُسب المرتجع بسعر الزجاجة في الكاشير (8)، لرد المحل 24 بدل 20.25، أي أكثر مما قبضه فعلًا عن هذه الزجاجات.
ماذا لو كانت الوحدة الأساسية هي الكرتونة؟
مبيعات الكاشير 215 زجاجة = 17.917 كرتونة. والمرتجع 3 زجاجات = 0.25 كرتونة. الرصيد يصبح 42.333 كرتونة. رقم صحيح حسابيًا، لكن لا يمكن عدّه، ويتراكم فيه التقريب مع كل حركة. ومع مرور الوقت يظهر فرق صغير في الجرد لا يعرف أحد مصدره.
تنبيه: تعديل معامل التحويل لصنف له حركات سابقة يغير معنى كل الأرصدة والحركات القديمة. إذا غيّر المورد عدد القطع في الكرتونة، فالأسلم تعريف وحدة جديدة (كرتونة 24 مثلًا) بدل تعديل معامل الوحدة القديمة. وأي تعديل في المعاملات يظهر في سجل تعديلات الأصناف، كما شرحنا في كارت الصنف.
الوحدات والتسعير: ليست مجرد قسمة
سعر الكرتونة في المثال 90، بينما 12 زجاجة × 8 = 96. الفرق 6 هو خصم الكمية الذي يشجع العميل على شراء الكرتونة كاملة. هذا قرار تسعير، لا خطأ حسابي، ويجب أن يُسجل في بطاقة الصنف كسعر مستقل لكل وحدة.
لكن هذا الفرق له أثر في المرتجع: العميل الذي اشترى بالكرتونة ويرجع زجاجات يُرد له بسعر الزجاجة المحسوب من الكرتونة (7.5 قبل أي خصم إضافي)، لا بسعر الزجاجة المنفردة (8). وإلا اشترى العميل بالكرتونة وأرجع بالزجاجة وربح الفرق. لهذا تحسب شاشة وحدة المرتجع السعر من الفاتورة الأصلية، لا من قائمة الأسعار.
وفي الهامش أيضًا: تكلفة الزجاجة واحدة سواء بيعت منفردة أو في كرتونة. إذا كانت التكلفة 6، فهامش الزجاجة المنفردة 25% وهامش الكرتونة 20%. تقرير الأرباح سيظهر الفرق، ومن المفيد أن تعرف أن سببه سياسة السعر لا خطأ في الوحدات.
كيف تكتشف أخطاء الوحدات؟
التقييم التالي استرشادي من الخبرة العملية:
| ما تراه | التقييم | ماذا تفعل |
|---|---|---|
| الأرصدة أعداد صحيحة بالوحدة الأساسية، والجرد يطابق | جيد | استمر. |
| كسور عشرية في رصيد صنف يُعد بالقطعة | متابعة | الوحدة الأساسية ليست الأصغر. راجع تعريف الصنف. |
| فرق جرد بمضاعفات معامل التحويل (12، 24…) | خطر | غالبًا فاتورة سُجلت بوحدة خاطئة. ابحث في كارت الصنف. |
| هامش ربح غريب جدًا في فاتورة واحدة | خطر | بيع بالقطعة بسعر الكرتونة أو العكس. |
| تعديل معامل تحويل بعد بدء التشغيل | خطر | راجع أثره على الأرصدة والتكلفة فورًا. |
لصاحب النشاط
- عرّف الوحدات بعناية في البداية: ساعة في إعداد الوحدات توفر شهورًا من فروق الجرد.
- الوحدة الافتراضية حسب نشاطك: التجزئة بالصغرى، والجملة بالكبرى.
- باركود لكل وحدة: باركود الكرتونة غير باركود القطعة. المسح يحدد الوحدة تلقائيًا ويمنع خطأ الكاشير. راجع طباعة الباركود.
- سعر لكل وحدة: سعر الكرتونة ليس بالضرورة 12 × سعر القطعة. خصم الكمية جزء من سياسة التسعير في قوائم الأسعار.
- درّب على المرتجع: المرتجع الجزئي من كرتونة يُحسب من الفاتورة الأصلية، لا من سعر الرف.
للمحاسب
- التكلفة بالوحدة الأساسية: متوسط التكلفة يُحسب للوحدة الأساسية. شراء كرتونة بـ72 يعني تكلفة زجاجة 6.
- الجرد بالوحدة الأساسية: اطلب من فريق الجرد العد بالقطعة، أو بالكرتونة الكاملة مع الفرط بالقطعة، ثم التحويل.
- الأوزان: للأصناف الوزنية اختر وحدة أساسية تناسب أصغر كمية تُباع (جرام أو كيلو) حسب النشاط، واضبط عدد الخانات العشرية.
- المرتجعات: مرتجع بقيمة غير متناسبة مع الفاتورة الأصلية يجب أن يُراجع قبل الاعتماد.
كيف تضبط الوحدات في برنامج الأفضل
تعريف وحدة جديدة
- افتح شاشة وحدات القياس وأدخل الكود والاسم بالعربية والإنجليزية.
- اكتب الرمز المختصر الذي سيظهر في الفواتير.
- حدد طبيعة الوحدة: عددية أو وزنية أو حجمية أو طولية.
- اضغط حفظ (F5) لتظهر في بطاقات الأصناف.
ضبط الوحدة الافتراضية
- افتح إعدادات الوحدة الافتراضية للأصناف.
- اختر الوحدة الصغرى أو الكبرى حسب طبيعة العمل.
- اضغط حفظ لتعميم الخيار على شاشات الفواتير.
مرتجع بوحدة مختلفة
- من فاتورة المرتجع، افتح شاشة وحدة المرتجع للصنف.
- اختر وحدة الإرجاع: الكرتونة أو الوحدة الصغرى.
- أدخل الكمية المرتجعة، واضغط موافق ليُدرج الصنف بقيمته المحسوبة.
نصائح حسب القطاع
- الصيدليات: العلبة والشريط والقرص. الوحدة الأساسية هي أصغر ما يُباع فعلًا، غالبًا الشريط.
- مواد البناء: الشيكارة والطن، والقطعة والمتر. عرّف كل وحدة بطبيعتها الصحيحة.
- التوزيع: الوحدة الافتراضية الكرتونة، والقطعة استثناء.
- السوبر ماركت: الأصناف الموزونة تحتاج وحدة وزن، وكثير منها يمر عبر ميزان الباركود.
اضبط وحداتك مرة واحدة وتخلص من فروق الجرد
جرّب برنامج الأفضل مجانًا لمدة 30 يومًا.
أسئلة شائعة
ما هي الوحدة الأساسية للصنف؟
هي الوحدة الصغرى غير القابلة للتجزئة، ومعامل تحويلها = 1. ويوصي دليل البرنامج بأن تكون الوحدات الأكبر مثل الكرتونة مضاعفات لها لضمان سلامة الجرد.
كيف يخصم البرنامج المخزون عند البيع بالكرتونة؟
يخصم الكمية المباعة × معامل التحويل من الرصيد بالوحدة الأساسية. مثلًا بيع كرتونتين معاملها 12 يخصم 24 قطعة من الرصيد.
ما هي الوحدة الافتراضية؟
الوحدة التي يقترحها البرنامج تلقائيًا عند إدراج صنف متعدد الوحدات في البيع والشراء. يُفضل الوحدة الصغرى للتجزئة والسوبر ماركت، والكبرى للجملة والتوزيع.
كيف يُحسب سعر القطعة عند إرجاع قطع من كرتونة مباعة؟
سعر القطعة المرتجعة = سعر الكرتونة في الفاتورة ÷ معامل التحويل، وقيمة المرتجع = الكمية المرتجعة × سعر القطعة بعد خصم أي تخفيض كان في الفاتورة الأصلية.
هل يمكن إرجاع كمية أكبر من المباعة؟
لا. شاشة وحدة المرتجع تمنع إرجاع كميات تفوق الكمية المباعة في الفاتورة الأصلية.
ما أنواع الوحدات التي يمكن تعريفها؟
وحدات عددية (قطعة، دستة، كرتونة)، ووزنية (كيلو، طن)، وحجمية (لتر)، وطولية (متر)، ولكل وحدة رمز مختصر يظهر في الفواتير.
أحدث التعليقات